Sådan tilføjer du ekstra informationer på dine medarbejdere
Når du har oprettet medarbejdere i Smartplan, har vi på forhånd tilføjet forskellige felter, som du kan udfylde på medarbejderne. Det vil sige fornavn, efternavn, email, telefonnummer og jobtyper. Men nogle gange kan det være nødvendigt for dig at tilføje endnu flere oplysninger på hver person. Ved at tilføje ekstra informationer på medarbejderne får du mulighed for at holde alle de vigtige informationer samlet og synlige for de rette personer i din virksomhed.
Tilføj felter til ekstra informationer
Når du skal tilføje nye felter, som du kan udfylde på dine medarbejderes profiler, skal du gå til “Indstillinger” -> “Smartplan Indstillinger” -> “Medarbejderinfo”. Her har du mulighed for at tilføje alle de felter, du ønsker:
Hver gang du tilføjer et ny felt, skal du vælge følgende:
- Feltets navn (det, der indikerer, hvad der er tale om)
- Type (enten tekst, dato eller fil felt)
- Synlighed (hvem, der skal kunne se feltet. Enten alle på kontoen, medarbejderen selv og administratorer eller kun administratorer)
- Rettigheder (hvem, der skal kunne lave ændringer til feltet. Enten medarbejderen selv og administratorer eller kun administratorer)
Det vil sige, at hvis du ønsker at tilføje medarbejdernes t-shirt størrelser samt uploade deres kontrakter til profilerne, kan du eksempelvis sætte det op på følgende måde:
Rediger ekstra informationer
Så snart du har tilføjet de felter, du ønsker at have på medarbejdernes profiler, kan du udfylde felterne ved at gå ind på “Medarbejdere” og vælge den person, du vil redigere oplysninger for.
Her kan du enten klikke på “Rediger” ud for medarbejderens navn, eller du kan klikke på navnet og dermed gå ind på profilen:
Inde på profilen vil du se en side, der hedder “Information & Dokumenter”. Her finder du alle ekstra oplysningerne på medarbejderen. Har du brug for at tilføje informationer på medarbejderen, klikker du blot på “Rediger ekstra information”, og har du brug for at tilføje et dokument, klikker du i stedet på “Tilføj fil”:
Rediger ekstra oplysninger for flere medarbejdere på én gang
Hvis visse informationer er de samme for flere medarbejdere, behøver du ikke tilføje dem inde på hver enkelt medarbejders profil. I stedet kan du på siden "Medarbejdere" vælge det detaljerede overblik. Så kan du se alle informationer om dine medarbejdere i hver sin kolonne. Dog vises lønoplysningerne ikke her.
Herefter vælger du de personer, du vil tilføje informationer for efterfulgt af "Rediger valgte medarbejdere" ovenover tabellen:
Du kan nu vælge, hvilke informationer du ønsker at ændre og udfylde oplysningerne.
Vær opmærksom på, at du kun kan redigere tekst- og datofelter på denne måde. Dokumenter kan kun tilføjes via hver enkelt medarbejders profil.
Eksporter medarbejderinformationer til Excel
Hvis du på et tidspunkt gerne vil have et overblik over alle dine medarbejderes ekstra informationer, kan du gå ind på siden “Medarbejdere”. Her kan du vælge et detaljeret overblik, og så vil alle medarbejdernes ekstra informationer fremgå i deres respektive kolonner i overblikket. Vær opmærksom på, at lønoplysninger dog ikke vises her. Her kan du også eksportere dine medarbejderes informationer til Excel. Det gør du ved at klikke på “Eksporter til Excel” ovenover oversigten:
Herefter får du en fil, som indeholder alle medarbejdernes oplysninger.
Hvis du kun vil eksportere oplysninger for enkelte medarbejdere, sætter du blot flueben ved disse personer i venstre side af tabellen, inden du eksporterer til Excel.