Opret en medarbejder via planlægningssystemet
Denne artikel er gældende for kontoejeren og administratorer. Superbrugere med rettigheder til at kunne håndtere medarbejdere kan rette medarbejdernes profiler, men de kan ikke oprette nye medarbejdere på kontoen.
Det vil være kedeligt kun at planlægge vagter til dig selv. Du kan oprette medarbejdere to steder i Smartplan. Ved at klikke på “Medarbejdere” i menuen eller når du er ved at planlægge en vagtplan. I denne artikel gennemgår vi, hvordan du gør det, når du er i gang med at planlægge eller redigere en vagtplan.
Se hvordan du opretter en medarbejder via fanen "Medarbejdere" her:
Her i artiklen kan du læse mere om:
- Hvordan du opretter medarbejdere
- Hvordan du tilføjer ekstra information på dine medarbejdere
- Hvis en medarbejder ikke modtager invitationsmailen
Sådan opretter du medarbejdere via planlægningssiden
Find knappen “Opret ny medarbejder”:
Nu får du en popup frem, hvorfra du kan oprette en medarbejder. Der er kun to af felterne, du skal udfylde: Fornavn og jobtype. Resten kan vente til senere:
Jeg har udfyldt Hannes fornavn, og jeg har valgt, at hun besidder jobtypen “Bartender”. Listen med jobtyper kan du måske kende fra, da du oprettede din konto. Jobtyperne bruges til at fortælle, hvilken type vagt det er, og hvilke kompetencer det kræver for at tage vagten.
E-mailen kan du udfylde, hvis du synes, du er klar til at invitere din medarbejder ind i Smartplan. Hvis du udfylder e-mailen, sender vi en invitationsmail til din medarbejder med et link til en side, hvor de kan komme ind i Smartplan. Du kan altid sende invitationen senere, når du synes, du er klar til det.
Tilføj ekstra information om dine medarbejdere
Hvis du klikker på den grønne pil ved "Ekstra information" vil du se flere muligheder for at tilføje ekstra information om din medarbejder, hvis det er nødvendigt.
Hvis I bruger Smartplan sammen med jeres lønssystem, vil du fx her kunne tilføje medarbejderens lønnummer, som er det nummer, din medarbejder er registreret med i lønsystemet. Der er også mulighed for at vælge, hvilken løntype medarbejderen har.
De ekstra informationer, du har mulighed for at udfylde, er nogle, der ligger som standarder i systemet. Du har også selv mulighed for selv at tilføje flere felter til ekstra informationer om dine medarbejdere under Indstillinger → Smartplan indstillinger → Medarbejderinfo.
Sådan tilføjer du flere felter til ekstra informationer om dine medarbejdere
Gå til Indstillinger → Smartplan indstillinger → Medarbejderinfo:
Her vil du se muligheden for at kunne tilføje flere felter til informationen om dine medarbejdere. Klik på "Tilføj felt".
Herefter kan du 1) navngive feltet, 2) vælge hvilken type information, det drejer sig om (om der skal udfyldes en tekst eller dato). Derudover skal du 3) angive synligheden. Det vil sige, at du skal angive, hvorvidt informationen kun skal være synlig for administratorerne på kontoen, eller om alle må have adgang til informationen under "Medarbejder" menupunktet. Til sidst skal du vælge, 4) hvem der har rettigheder over informationen (om informationen kun kan tilføjes/rettes af administratorer, eller om medarbejderne også selv skal kunne tilføje/ændre informationen).
I mit eksempel vil jeg gerne have, at medarbejderene selv kan tilføje deres størrelse i bukser, t-shirt størrelse og deres fødselsdato, og at denne information er synlig for alle under menupunktet "Medarbejdere".
Når du er færdig, skal du blot trykke "Gem".
Nu vil medarbejderne selv kunne tilføje denne ekstra information inde under "Min Profil", men felterne vil også kunne udfyldes af en administrator, når de opretter medarbejderen under menupunktet "Medarbejdere" eller inde i vagtplanlægningsværktøjet:
Klik "Gem oplysninger", når du har indtastet informationerne. Når informationerne er gemt, vil de være synlige under menupunktet "Medarbejdere".
Hvis en medarbejder ikke modtager invitationsmailen
Desværre sker det nogle gange, at en medarbejder ikke modtager invitationsmailen fra Smartplan.
Medarbejderen bør altid tjekke sin spam-indbakke, da e-mails fra Smartplan nogle gange ender der.
Hvis en medarbejder stadig ikke kan finde invitationsmailen, kan en administrator sende den givne medarbejder et aktiveringslink. Administratorerne kan finde aktiveringslinket under menupunktet "Medarbejdere". Klik derefter på "Genudsend invitations email" ud for den angivne medarbejder:
Herefter vil du se muligheden for at sende invitationsmailen igen ved at klikke på "Send igen", men du vil også se et aktiveringslink, som du kan sende til din medarbejder. Dette er det samme link, som medarbejderen ville modtage i invitationsmailen. Via dette link kan medarbejderen aktivere sin bruger med deres e-mail og vælge en adgangskode:
