Superbrugerrettigheder i Smartplan

Måske kender du en af følgende situationer:

I så fald kan du få glæde af at gøre visse medarbejdere til superbrugere på din Smartplan konto. Men hvad vil det sige? Hvad er en superbruger?

En superbruger kan ses som et niveau mellem almindelige medarbejdere og administratorer i forhold til, hvilke rettigheder de har på kontoen. At de ligger mellem disse to niveauer skyldes, at du som administrator eller kontoejer kan vælge, præcis hvilke rettigheder superbrugerne skal have. Det vil sige, at en superbruger ikke nødvendigvis har adgang til alle funktioner på din konto, men at vedkommende måske kun kan håndtere løn, fravær, vagtbytte eller vagtplaner. Hvor mange rettigheder, hver enkelt superbruger skal have, er helt op til dig. Du kan tilpasse det hele selv.

I resten af denne artikel gennemgår vi:

Når du er logget ind på din Smartplan konto, er der flere forskellige steder, du kan tildele en medarbejder superbrugerrettigheder.

Inde i “Indstillinger” -> “Smartplan Indstillinger” -> “Lokationer” slår du funktionen til. Det kræver blot et flueben i boksen “Slå til at medarbejdere kan inddeles på lokationer”. Denne funktion kan du både bruge, hvis du blot har en enkelt lokation på din konto, eller hvis du har oprettet flere forskellige lokationer.

Når du har sat flueben i boksen, kan du ud for hver enkelt lokation klikke på “Tilknyt medarbejdere og superbrugere”:

Her kan du vælge, hvilke medarbejdere der skal være tilknyttet den valgte lokation. Det kan du læse mere om i denne artikel.

Samtidig kan du også vælge, hvem der skal være superbrugere på lokationen. Det er muligt at en medarbejder er tilknyttet flere lokationer, men at vedkommende blot skal være superbruger på den ene af dem. I så fald nøjes du blot med at give vedkommende superbrugerrettigheder på den relevante lokation.

Så snart du har slået funktionen til inde i indstillingerne, kan du også tildele en medarbejder superbrugerrettigheder via menupunktet “Medarbejdere”. Her kan du gøre det enten, når du redigerer en medarbejders profil, eller idet du opretter en ny medarbejder:

De forskellige rettigheder, som en superbruger kan have, uddyber vi herunder.

Når du gør en medarbejder til superbruger, har du mulighed for at give medarbejderen rettigheder til at håndtere disse forskellige ting:

Medarbejderen får rettigheder til at kunne håndtere alt angående vagtbytte på den valgte lokation. Det vil sige, at medarbejderen kan oprette vagtbytte mellem to medarbejdere. Samtidig kan vedkommende også godkende eller afvise vagtbytteanmodninger fra medarbejderne på lokationen. Medarbejderen vil ikke have adgang til vagtbyttehistorikken i indstillingerne, da indstillingerne kun kan tilgås af administratorer og kontoejeren.

Superbrugeren får adgang til menupunktet “Timer & løn”. Her kan vedkommende se og redigere mødetider for medarbejderne på lokationen, og samtidig kan superbrugeren godkende eventuelle ændringer, som medarbejderne selv laver til deres mødetider. Brugeren vil også kunne bruge funktionen “Eksporter til Excel” og dermed få genereret en Excel fil med hele opslagsperiodens indhold. Vedkommende får også adgang til at se medarbejdernes timebalancer og mulighed for at tilføje kompensationer til disse. Indstillingen giver ikke superbrugeren adgang til at se løndata for medarbejderne.

Med denne indstilling får superbrugeren adgang til at se medarbejdernes løndata og mulighed for at eksportere løn fra Smartplan. Vedkommende kan tilføje medarbejdernumre til lønkørsel og vælge mellem de forskellige løntyper, der er oprettet på kontoen. Samtidig får superbrugeren mulighed for at se medarbejdernes timebalancer og tilføje kompensationer til disse. Vær opmærksom på, at med denne indstilling får brugeren også mulighed for at se medarbejdernes mødetider. Hvis vedkommende skal kunne godkende ændringer til mødetiderne, skal han eller hun dog også have rettigheden “Se og godkende mødetider”.

Indstillingen giver medarbejderen rettigheder til at oprette, redigere og slette vagtplaner for lokationen. Med denne indstilling har medarbejderen også mulighed for at rette i skabeloner for lokationen samt mulighed for at opsætte specifikke medarbejderregler. Vær opmærksom på, at det kun er administratorer og kontoejeren, som kan rette i de generelle medarbejderregler. Medarbejderen vil ikke have mulighed for at ændre lokation for vagtplaner. Dette kan ligeledes kun gøres af administratorer eller kontoejeren.

Superbrugeren får mulighed for at oprette fravær for medarbejderne på lokationen. Samtidig kan vedkommende godkende eller afvise fraværsønsker for medarbejderne. Med denne indstilling får brugeren også mulighed for at vælge, hvad der skal ske med medarbejdernes vagter i forbindelse med oprettet fravær. Det vil sige, at vedkommende eksempelvis kan oprette nye ledige vagter eller vælge, at vagterne skal udløse 0 timer i forbindelse med, at fravær oprettes eller redigeres. Det vil dog være det eneste tidspunkt, at brugeren kan gøre disse ting. Hvis medarbejderen generelt skal kunne oprette vagter i vagtplanen, kræver det rettigheden “håndtere vagtplaner”. Ligeledes skal medarbejderen have rettigheden “Se og godkende mødetider” for at kunne lave andre ændringer angående medarbejdernes mødetider.

Med denne indstilling får superbrugeren rettigheder til at kunne redigere medarbejdere på lokationen. Det vil sige, at han eller hun eksempelvis kan ændre medarbejdernes jobtyper eller eventuel ekstra information, som er oprettet på medarbejderne. Superbrugeren vil ikke kunne oprette eller slette medarbejdere. Vedkommende kan heller ikke tilknytte medarbejderen til lokationer, som superbrugeren ikke selv har adgang til. Disse ting kan kun gøres af administratorer samt kontoejeren.