Sådan tilknytter du medarbejdere til jeres lokationer

I denne artikel gennemgår vi, hvordan du kan tilknytte medarbejdere til de lokationer, I har oprettet på jeres konto, og hvilken betydning det kan have for jeres daglige brug af Smartplan.

Det kan give mening at opdele dine medarbejdere på lokationer, når du har oprettet så mange medarbejdere i Smartplan, at det er blevet besværligt at vælge den rette person blandt alle medarbejdere i hver liste.

Det kan også være nyttigt, hvis du ønsker at forhindre, at medarbejderne kan se og få adgang til informationer på tværs af lokationerne. Hvis du tilknytter dem til en bestemt lokation, betyder det, at de kun kan interagere med vagtplaner og kollegaer i deres egen lokation.

Endelig er det nødvendigt at tilknytte medarbejdere til lokationer, hvis du ønsker at gøre visse medarbejdere til superbrugere og dermed give dem tilladelse til at kunne håndtere bestemte funktioner i systemet. Det kan eksempelvis være oprettelse af vagtplaner eller håndtering af fravær. Læs mere om dette emne her.

Lad os nu se på:

• Hvordan du tilknytter medarbejdere til lokationer
• Hvordan indstillingen påvirker medarbejdere og superbrugere
• Hvordan du kan begrænse medarbejdernes adgang til at se data fra andre lokationer

Sådan tilknytter du dine medarbejdere til lokationer

For at slå funktionen til skal du gå til “Indstillinger” -> “Smartplan Indstillinger” -> “Lokationer”. Her håndterer du jeres lokationer, og det er også her, du kan tilknytte medarbejdere til lokationerne.

Når funktionen er aktiveret, er det tid til at tilknytte medarbejderne til de forskellige lokationer. Det er helt op til dig, hvordan du ønsker at lave fordelingen. Lokationerne kunne repræsentere forskellige afdelinger eller butikker i din virksomhed. Denne artikel kan hjælpe dig med at finde en brugbar struktur.

Ved hver lokation finder du nu knappen “Tilknyt medarbejdere og superbrugere”. Klik på denne for at ændre, hvem der er tilknyttet lokationen.

For at tilknytte en medarbejder til en lokation sætter du blot et flueben i boksen “Tilknyttet”:

Enhver person, der er tilknyttet lokationen, har derudover mulighed for at blive superbruger på den specifikke lokationer. I så fald sætter du blot et flueben i boksen “Superbruger”, og så kan du vælge “Tilpas” for at specificere, hvilke rettigheder medarbejderen skal have. I denne artikel kan du læse mere om superbrugerrollen.

Gentag den samme proces med de andre lokationer. Du kan sagtens tilknytte den samme medarbejder til to eller flere lokationer, hvis de også skal indgå i vagtplanerne på disse lokationer.

Det samme gælder superbrugere. Forestil dig, at du har oprettet fire lokationer: A, B, C og D. Du har tilknyttet medarbejderen Mark til lokationerne A, B og C. Samtidig har du gjort Mark til superbruger på lokation A og B. Det betyder, at Mark fremgår som en almindelig medarbejder, når han tilgår lokation C, mens han har bestemte rettigheder, når han tilgår lokation A og B. Det kan være, at han kan håndtere vagtbytte i lokation A, og måske kan han redigere medarbejdere i lokation B.

Hvilken betydning har tilknytningen for dig og dine medarbejdere?

Når du tilknytter dine medarbejdere til lokationer, fremgår det flere forskellige steder i systemet.

Vagtplaner

Dine medarbejdere vil kunne se alle lokationer og alle vagtplaner, som er blevet frigivet. De kan tilgå dem og kigge på dem. Men de kan kun overtage vagter, foretage vagtbytte og indsende ønsker til de lokationer, de er tilknyttet.

Når en administrator eller superbruger arbejder på en vagtplan, vil der kun fremgå relevant information. Det vil sige, at når du skal bemande en vagt, fremgår der kun de medarbejdere, som er tilknyttet lokationen. Det samme gælder reglerne. Og skabelonerne vil også være forbundet til lokationen.

Medarbejderprofiler

På siden “Medarbejdere” vil alle medarbejdere på kontoen fremgå. Men i venstre siden vil du have mulighed for at filtrere efter lokation.

Superbrugere, som har rettigheder til at redigere medarbejdere, vil kunne se alle brugere i oversigten, men de kan kun redigere profiler for de medarbejdere, som er tilknyttet den lokation, de er superbruger for.

Beskeder

Det vil stadig være muligt at kontakte alle på kontoen via beskedfunktionen. Den eneste forskel vil være, at når du vælger, hvem der skal påmindes eller modtage beskeden, kan du vælge en lokation (hvilket betyder, at alle medarbejdere på den lokation vil modtage beskeden).

Fravær

Fraværskalenderen vil vise fravær for alle lokationer på kontoen. Den eneste forskel er for superbrugere, da de kun vil kunne se og håndtere fraværsanmodninger for de medarbejdere, som er tilknyttet den lokation, de er superbrugere på. Derudover kan superbrugere også kun vælge disse medarbejdere, når de opretter fravær på vegne af dem.

Timer & løn

Hvis en superbruger har rettigheder til at kunne redigere mødetider eller køre løn, vil han eller hun have adgang til menupunktet “Timer & løn”. Men her vil vedkommende også kun se de medarbejdere, som er tilknyttet lokationen.

Notifikationer

En anden fordel ved opdelingen er, at alle brugere på kontoen kun vil modtage notifikationer om de lokationer, som de er tilknyttet. Det gælder også vagtbytte- eller fraværsanmodninger: En superbruger med rettigheder til at håndtere vagtbytte vil kun modtage notifikationer om vagtbytteanmodninger, som han har lov til at håndtere.

Stempelur

Stempeluret i appen fungerer på samme måde, som det altid har gjort. Men der er en forskel, når du anvender stempeluret i en browser på en enhed. Hvis medarbejderne ikke skal kunne se data fra andre lokationer end deres egne, gør det sig også gældende for stempeluret. Slår du dette til, vil du derfor finde specifikke links til stempeluret for hver enkelt lokation. Ved at bruge de forskellige links sikrer du dig, at medarbejderne kun kan stemple ind og ud af vagter på deres egne lokationer. Hvordan medarbejderne anvender stempeluret i en browser, kan du læse mere om her.

Begræns synlighed mellem lokationer

Måske ønsker du ikke, at dine medarbejdere kan tilgå data fra lokationer, som de ikke er tilknyttet. I så fald kan du opdele lokationenerne endnu mere.

Inde i indstillingerne kan du slå denne indstilling til:

Dette betyder, at både almindelige medarbejdere og superbrugere kun kan se og interagere med data fra deres egne lokationer. De vil kun kunne:

• Se deres egne lokationer og vagtplaner
• Se profiler for kollegaer, som er tilknyttet de samme lokationer
• Vælge modtagere af beskeder, som er tilknyttet de samme lokationer
• Modtage notifikationer om aktiviteter på deres egne lokationer
• Stemple ind og ud af vagter på deres egne lokationer

Du kan endda begrænse adgangen endnu mere. I privatlivsindstillingerne på din konto kan du vælge, om medarbejderene skal kunne se fravær og kontaktoplysninger for andre brugere på lokationen. Det kan du læse mere om her.