Sådan kan du bruge lokationer og jobtyper sammen
Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at tildele dine medarbejdere til en bestemt lokation. Men her kommer to bud på, hvordan du kan bruge dine lokationer og jobtyper med hinanden. Du kan enten oprette flere forskellige lokationer på kontoen og lave vagtplaner for hvert enkelt sted, eller du kan planlægge vagter for alle lokationer i én vagtplan. Uanset hvilken løsning du vælger, skal du starte med at oprette de jobtyper, som skal bruges på kontoen.
I denne artikel gennemgår vi, hvordan du:
- Opretter jobtyper
- Bruger lokationer og jobtyper sammen i én vagtplan
- Bruger lokationer og jobtyper samme i flere vagtplaner
Opret jobtyper, som passer til dine behov
Inde i "Indstillinger" → "Smartplan Indstillinger" → "Jobtyper" kan du oprette de forskellige jobtyper, du har brug for. Lad os sige, at du for eksempel har restauranter i Aarhus, Odense og København, og at du gerne vil lave vagtplaner for køkkenet og tjenerne. I så fald kan du oprette følgende jobtyper:
- Tjener - Aarhus
- Tjener - Odense
- Tjener - København
- Køkken - Aarhus
- Køkken - Odense
Køkken - København
Du kan også vælge, hvilken farve hver jobtype skal have. Forskellige jobtyper kan godt have samme farve.
Når du har oprettet jobtyperne, er du klar til at gå i gang med at lave vagtplaner.
Brug lokationer og jobtyper sammen i én vagtplan
Hvis du gerne vil have et samlet overblik, hvor du kan se vagterne for alle jeres forskellige lokationer, så er det nemmeste for dig at tilføje vagterne i én samlet vagtplan.
For at komme i gang med dette går du ind på siden "Vagtplaner", hvor du kan vælge "Opret ny vagtplan".
Når du tilføjer vagter til vagtplanen, vælger du blot de jobtyper, som skal indgå i planen. Da alle lokationerne skal være samlet i samme vagtplan, skal du sørge for at tilføje vagter, som har alle de forskellige jobtyper, du har oprettet på kontoen.
Det betyder, at en dag i vagtplanen eksempelvis kan komme til at se således ud:
Når du bemander vagterne, vil du kunne se, hvilke medarbejdere der er til rådighed på dagen. De personer, der står under "Kolleger der kan arbejde", vil være medarbejdere, som har jobtypen til den pågældende vagt:
På den måde kan du være sikker på, at medarbejderne kun får vagter på de lokationer, hvor de arbejder til daglig.
En medarbejder kan sagtens være tilknyttet flere lokationer i jeres virksomhed. I så fald skal du blot sørge for, at medarbejderen har alle de relevante jobtyper tilknyttet sin profil.
Du kan altid ændre, hvilke jobtyper en specifik medarbejder har tilknyttet under menupunktet "Medarbejdere". Her skal du blot klikke på "Rediger" ud for medarbejderens navn, og så kan du ændre medarbejderens jobtyper.
Hvis du derimod har mange medarbejdere, der skal tildeles andre jobtyper, kan du nemt redigere alle dine medarbejderes jobtyper samtidig ved at gå til "Indstillinger" → "Smartplan Indstillinger" → "Jobtyper".
Brug lokationer og jobtyper sammen i flere forskellige vagtplaner
Hvis du i stedet ønsker at planlægge vagtplanerne hver især for de afdelinger eller områder, I har, så skal du lave vagtplaner for hver enkelt lokation individuelt.
Det gør du ved først at oprette de forskellige lokationer, I har behov for. Det kan for eksempel være navnene på forskellige afdelinger i arbejdspladsen eller forskellige adresser, som I har kontorer/restauranter eller lignende på.
Du kan oprette nye lokationer under "Indstillinger" → "Smartplan Indstillinger" → "Lokationer":
Herefter vil de forskellige lokationer være synlige på forsiden, og du kan oprette separate vagtplaner for lokationerne:
Når du så opretter en vagtplan for en lokation, for eksempel for lokationen ”Odense”, opretter du vagter, som har jobtypen “Odense” i sig:
Hermed er det kun medarbejdere med jobtypen “Tjener - Odense”, som kan tage denne vagt.
Hvis en medarbejder skal arbejde på flere forskellige lokationer, kan du tildele medarbejderen flere forskellige jobtyper. Du kan gøre dette under menupunktet "Medarbejdere". Her skal du blot klikke på "Rediger" ud for medarbejderens navn, og nu kan du ændre medarbejderens jobtyper.
Hvis du har mange medarbejdere, der skal tildeles andre jobtyper, kan du nemt redigere alle dine medarbejderes jobtyper samtidig ved at gå til "Indstillinger" → "Smartplan Indstillinger" → "Jobtyper".