Logikken bag skabelonen

Denne artikel forklarer dig, hvornår ændringer, som du laver i skabelonen, vil blive kopieret direkte til vagtplanen - og hvornår de ikke vil.


Denne artikel giver dig altså svar på spørgsmålet omkring:

  • Hvornår vil systemet synkronisere de ændringer, du laver i skabelonen, direkte med vagtplanen, og hvornår vil de ikke blive synlige i vagtplanen?

Artiklen gennemgår, hvordan skabelonen og vagtplanen fungerer sammen:


Skift bemanding i en frigivet vagtplan

Lad os starte med at kigge på en vilkårlig uge fra en frigivet vagtplan. Her ses uge 40.

Denne vagtplan er oprettet ved hjælp af en skabelon, derfor er den på nuværende tidspunkt fuldkommen identisk med en skabelon - både i forhold til tidsrum, jobtyper og bemanding.

Lad os nu lave en ændring direkte i vagtplanen, uden vi behøver at redigere den i planlægningsværktøjet. Her ønsker jeg at ændre Annas vagt d. 04 oktober, da jeg gerne vil give den til Lærke.

Denne ændring i vagtplanens bemanding kunne også være sket via et vagtbytte mellem Anna og Lærke. Uanset årsagen til bemandingskiftet er den afgørende pointe, at vagtplanen nu afviger fra skabelonen.

Lad os kigge nærmere på selvsamme vagtplan, når vi vil redigere den i vagtplanlægningsværktøjet.

I vagtplanen kan du se, at den vagt, der oprindeligt tilhørte Anna, nu er videregivet til Lærke. Dog vil systemet gøre dig opmærksom på, at vagtplanen nu ikke følger skabelonen fuldkomment længere. Dette kan du se ved, at der er tilføjet en ekstra kolonne nederst på dagen d. 04 oktober, hvor du kan trykke på "Følg skabelon".

Bemærk: Klikker på du "Følg skabelon", vil alle ændringer, du har lavet i vagtplanen den pågældende dag, fjernes. Det skyldes, at knappen "Følg skabelon" trækker alle ændringerne tilbage til skabelonens udgangspunkt igen.

Hvis du kigger på skabelonen til denne vagtplan, kan du se, at vagten d. 4 oktober stadig har dens oprindelige bemanding, hvor Anna arbejder 10:00-14:00 om tirsdagen.

Det er ligemeget, om du har lavet ændringer i vagtplanen i redigeringsværktøjet eller efter vagtplanen er frigivet. Så snart vagtplanen afviger fra skabelonen, vil systemet acceptere afvigelsen, men samtidig også give dig mulighed for at "følge skabelonen" igen, hvis vagtplanen atter skal være identisk med skabelonen.


Skift bemanding i skabelonen

Lad os prøve at skifte bemanding på en vagt i skabelonen. Her vælger jeg, at Lise ikke skal arbejde 10:00-14:00 om torsdagen - Det skal Lasse i stedet for.

I vagtplanen er alle Lises oprindelige vagter om torsdagen nu ændret til at tilhøre Lasse. Det vil altså sige, at de ændringer jeg laver i skabelonen, overføres direkte til vagtplanen - uden jeg behøver at klikke på "følg skabelon" først.

Denne ændring vil gælde på alle torsdage i vagtplanen nu.

Opsummerende kan vi dermed konkludere ud fra de første to kapitler af artiklen, at manuelle ændringer (i både vagtplan og skabelon) bliver accepteret i Smartplan. Når du ændrer bemanding i skabelonen, vil disse ændringer også være synlige i vagtplanen - men ikke omvendt.

Er der forskel på vagtplanen og skabelonen, efter du har lavet ændringer, vil du altid kunne trykke på "følg skabelonen" i vagtplanen, så de bliver identiske igen.


Skift bemanding i skabelonen efter manualle ændringer i vagtplan

Tidligere i denne artikel gennemgik vi, hvordan vi skiftede bemanding i en frigivet vagtplan. Her lavede vi et vagtbytte mellem Anna og Lærke tirsdag d. 4 oktober. Men hvad sker der egentlig, hvis vi forsøger at ændre bemanding på denne vagt inde i selve skabelonen?

I skabelonen har jeg ændret Annas vagt om tirsdagen til at være bemandet af Hans i stedet for.

Spørgsmålet er så, om denne ændring vil synkronisere direkte med vagtplanen, ligesom der skete, da vi ændrede bemanding direkte i skabelonen tidligere. Svaret er nej, for Lærke har stadig Annas vagt tirsdag d. 04 oktober, da vagtbyttet er foretaget direkte i vagtplanen.

Bemærk dog, at alle andre tirsdage nu er besat af Hans, fordi der ikke er lavet manualle ændringer i vagtplanen på disse datoer. Se for eksempel tirsdag d. 11 oktober i ugen efter.

Opsummerende betyder dette: Hvis du ikke har lavet nogle ændringer i vagtplan, mens den var frigivet eller i planlægningsværktøjet, kan du skifte bemanding i skabelonen, som vil synkronisere direkte med bemandingen i vagtplanen.

Har du derimod lavet manuelle ændringer i en vagt direkte i vagtplanen, og du derefter forsøger at ændre bemanding i skabelonen, ja så vil ændringer på den pågældende vagt ikke træde i kraft.

Med andre ord har de manuelle ændringer, du laver direkte i vagtplanen, den højeste prioritet i Smartplans system, og de vil derfor ikke blive overskredet. Kun hvis du aktivt selv trykker "følg skabelon" i vagtplanen.


Skift et tidsrum (i skabelonen)

Lad os nu afprøve samspillet mellem skabelon og vagtplan i et nye scenarie: Jeg vil gerne ændre i tidsrummet på morgenvagterne lørdag d. 08 oktober. Derfor ændrer jeg vagten fra at foregå 10:00-14:00 til 10:00-15:00 i stedet.

Logikken bag, hvad der sker, når du ændrer tidspunktet på en vagt, er nøjagtig det samme, som når du ændrer bemanding i en vagtplan. Ændringerne på lørdagsvagten medfører, at vagtplanen og skabelonen nu ikke er ens. Derfor får du mulighed for at trykke på "følg skabelon", hvis vagtplanen skal være identisk med skabelonen igen.


Vælger du i stedet at ændre tidsrummet på en vagt i skabelonen, vil ændringen synkronisere med vagtplanen omgående. Havde du eksempelvis ændret tidsrummet til være 10:00-15:00 i skabelonen, ville denne ændring overføres til samme tidsrum i vagtplanen. Desuden ville ændringen gælde alle lørdage i vagtplanen, se her lørdag d. 15, efter jeg har ændret tidsrummet i skabelonen:

Ligesom bemandingsskiftet direkte i en vagtplan havde førsteret, vil det samme ske, hvis du ændrer et tidsrum direkte i vagtplanen. Hvis jeg eksempelvis ændrer et tidsrum d. 06 oktober til at være 09:00- 14:00 i stedet for 10:00- 14:00, vil denne ændring forblive, uanset hvad jeg gør i skabelonen.

Jeg kan for eksempel prøve at ændre tiden på de tidlige vagter om torsdagen. Her ændrer jeg den fra kl. 10:00- 15:00 til 10:00- 16:00 i skabelonen.

Kigger jeg tilbage i vagtplanen, hvor jeg har lavet manuelle ændringer 06 oktober, vil tidsrummet stadig være fra 09:00-14:00.

Som tidligere vist kan vi se, at vagtplanen afviger fra skabelonen ved, at du igen får mulighed for at trykke på "Følg skabelon"


Opsummerende vil ændringer, du har lavet i skabelonen, ikke synkronisere direkte med vagtplanen i et bestemt tilfælde. Det gælder, når du har lavet ændringer direkte i vagtplanen, og disse vil altid have den højeste prioritet i systemet. Dog vil ændringen i tidsrummet om torsdagen, jeg lavede i skabelonen, gælde for samtlige torsdage, hvor jeg ikke tidligere har lavet manuelle ændringer.


Tilføj nye vagter til skabelonen

Lad os kigge på sidste mulige scenarie, hvad angår omhandler skabelonens logik. Dette omhandler, hvordan man tilføjer nye vagter til skabelonen.

Dette scenarie følger samme logik, som der er blevet gennemgået i tidligere kapitler om, hvordan man skifter bemanding og hvordan man ændrer et tidsrum.

Til at starte med vælger jeg at tilføje en ekstra vagt om tirsdagen i skabelonen:

Nu kan du se, at Lasses nye vagt om tirsdagen er synlig i vagtplanen d. 04 oktober.

Denne ændring i skabelonen træder altså i kraft i vagtplanen, selvom jeg tidligere har lavet manuelle ændringer direkte i vagtplanen på selvsamme dag. Måske du kan huske, at jeg overdragede Annas vagt til Lærke tirs. d. 04 oktober i kapitel 1. Men fordi Lasses nye vagt (indenfor samme tidsrum) ingen indflydelse har på mine manuelle ændringer, kan jeg sagtens tilføje den nye vagt til Lasse.


Desuden er Lasses nye vagt nu synlig på alle tirsdage i vagtplanen, se eksempelvis ugen efter:

I dette tilfælde er det altså helt ligegyldigt, hvorvidt du har ændret i vagtplanen tidligere eller ej. Dette skyldes, at de nye vagter, du tilføjer i skabelonen, altid vil blive tilføjet til de respektive dage i vagtplanen.

Det samme gælder, hvis du tilføjer vagter i et nyt tidsrum. Som eksempel har jeg tilføjet en ny vagt om tirsdagen i skabelonen mellem 20:00-24:00. Denne er integreret i vagtplanen også:

Det vil sige, at du nemt kan tilføje nye vagter og tidsblokke til skabelonen, hvorefter de vil blive tilføjet til vagtplanen - uanset hvilke manuelle ændringer, du har lavet tidligere.

Bemærk, at du derfor kan ende op med konfliktende vagter, hvis du ikke er opmærksom. Det kan ske, hvis jeg eksempelvis vælger at overdrage Elses vagt til Hans, og derefter kommer til at oprette en helt ny vagt til Hans på samme dag direkte i vagtplanen.

Dermed vil Hans altså have to vagter samtidigt, hvorfor systemet melder om konfliktende vagter.


Kontakt Smartplan Support i tilfælde af spørgsmål

Det kan være svært at forstå logikken mellem skabelonen til vagtplanen og selve vagtplanen. Derfor er du naturligvis altid velkommen til at række ud til vores support, for vi hjælper dig gerne. Skriv til os via mail support@smartplan.dk eller via chatvinduet

Besvarede dette dit spørgsmål? Tak for din feedback Der opstod et problem med at gemme din feedback. Prøv igen senere.

Relaterede artikler