Sådan virker skabelonen

Når du tilføjer vagter i skabelonen, kopieres disse automatisk over i selve vagtplanen. Skabelonen kan derfor spare dig for mange manuelle indtastninger, når du skal planlægge din vagtplan.

I denne guide vil vi vise dig:

• Hvordan du finder skabelonen
• Hvordan du tilføjer vagter til skabelonen
• Hvordan du bemander vagter i skabelonen
• Hvordan skabelonen tager hensyn til dine vagter i selve vagtplanen
• Hvordan du gemmer skabelonen, så du kan bruge den senere
• Hvordan du indsætter gemte skabeloner
• Hvordan du redigerer skabeloner i skabelon-værktøjet
• Hvordan du arkiverer en skabelon

Sådan finder du skabelonen

Du får adgang til skabelonen, når din vagtplan er i planlægning/redigering. Når den er det, skal du trykke på knappen “Skabelon for vagtplanen”:

Du bestemmer, hvor mange uger din skabelon skal strække sig over. Hvis du for eksempel ønsker to, fire eller ti uger, så tilføjer du blot flere uger til skabelonen. Du kan tilføje disse ved at klikke på "Tilføj uge mere til skabelon":

Hvis du ved en fejl får tilføjet for mange uger til din skabelon, kan du altid slette dem igen ved at klikke på "Fjern uge fra skabelon":

Tilføj vagter i skabelonen

Når du har tilføjet det antal uger, din skabelon skal indholde, kan du gå i gang med at tilføje vagter til skabelonen.

Start med at klikke på “Tilføj tidsrum”:

Tidsrummet fortæller, hvornår vagten starter og slutter, om det er en lukkevagt, og om medarbejderen har en ikke-betalt pause. Derudover kan du bestemme, hvor mange vagter, der skal være i et tidsrum. Det kan både være en eller flere.

Her har jeg tilføjet vagter i tidsrummet fra kl. 8 - 16. Da jeg ikke ønsker at bemande vagterne med det samme, sætter jeg dem først som "Ledige vagter".

Hvis du har oprettet alle de vagter, du ønsker i én uge, og du gerne vil tilføje samme vagter i en anden uge, kan du nemt klikke på "Kopier uge":

Herefter kan du blot klikke på den uge, du ønsker at kopiere vagterne til:

Så snart du opretter dine vagter i skabelonen, vil de automatisk blive kopieret over i vagtplanen. Hvis du klikker på "Vagtplanen", kan du se alle de vagter, der er blevet kopieret fra skabelonen:

Sådan bemander du vagter i skabelonen

Hvis dit bemandingsbehov gentager sig fra uge til uge, men du ikke altid ønsker samme medarbejdere på vagterne, skal du bemande dine vagter direkte i vagtplanen i stedet for i skabelonen.

Du kan nemt bemande vagterne ved at vælge en medarbejder i oversigten i højre side og klikke på kopier-ikonet:

Alle de vagter, som medarbejderen kan tage med sine jobtyper, vil nu blive fremhævet, og du kan sætte medarbejderen på vagter ved blot at klikke på dem:

Hvis du gerne vil have, at den samme medarbejder får samme vagter i alle uger, kan du bemande vagtplanen i skabelonen. Her kan du igen nemt sætte medarbejderne på vagter ved at vælge dem i listen, klikke på kopier-ikonet og vælge de vagter, som medarbejderen skal have.

Sådan tager skabelonen hensyn til dine vagter i selve vagtplanen

Hvis du laver ændringer i et tidsrum i vagtplanen, vil skabelonen følge disse.

Herunder har jeg givet Bente en vagt om fredagen i vagtplanen:

Herefter har jeg givet den samme vagt til Henrik, men dette har jeg gjort inde i skabelonen:

Skabelonen overskriver ikke vagtplanen, og derfor har Bente stadig vagten, hvis jeg efterfølgende går ind i vagtplanen igen:

Hvis du ønsker, at vagtplanen skal følge skabelonen, klikker du blot på "Følg skabelon" nederst på den pågældende dag:

Sådan gemmer du skabelonen til senere brug

Ofte vil du nok gerne genbruge dine skabeloner på et senere tidspunkt. Hvis det er tilfældet, kan du gemme skabelonen ved blot at klikke på "Gem skabelon":

Herefter åbnes et felt, hvor du skriver navnet på din skabelon og klikker på “Gem”:

Sådan indsætter du en gemt skabelon

Når du senere skal oprette en ny vagtplan, som du gerne vil bruge en tidligere gemt skabelon til, klikker du blot på "Se og importer skabeloner":

I listen til venstre kan du se alle de skabeloner, der er oprettet på kontoret. Her finder du den skabelon, du ønsker at bruge, og så klikker du blot på "Importer skabelon" for at indsætte den i den pågældende vagtplan:

Vær opmærksom på, at eventuelt indhold, du på forhånd har tilføjet til skabelonen, vil blive overskrevet, når du indsætter en eksisterende skabelon via skabelon-værktøjet.

Rediger skabeloner i skabelon-værktøjet

Hvis du ønsker at redigere en specifik skabelon, skal du først oprette en vagtplan, som endnu ikke indeholder en skabelon. Inde under "Skabelon for vagtplanen", klikker du på "Se og indsæt skabeloner" for at åbne skabelon-værktøjet.

Dine skabeloner er grupperet i tre kategorier:

• Navngivne skabeloner: Denne kategori inkluderer skabeloner, som du eller dine kollegaer bevidst har valgt at gemme til senere brug.
• Unavngivne skabeloner: Hvis du laver en ny vagtplan og opretter en skabelon i den, men ikke vælger at gemme skabelonen, så gemmer vi den alligevel for dig i denne kategori.
• Arkiverede skabeloner: Når du vælger at arkivere en skabelon i listen, vil den ikke blive fuldstændig slettet. Du finder arkiverede skabeloner i den tredje kategori, hvor du kan gendanne dem, hvis du skulle få brug for det.

Vælg den skabelon, du ønsker at lave ændringer til. Hvis det eneste, du ønsker at ændre, er titlen på skabelonen, kan du nemt gøre det direkte i skabelon-værktøjet. I så fald skal du blot vælge den og klikke på "Omdøb":

Ved alle andre ændringer skal du indsætte skabelonen:

Så snart du har indsat skabelonen, kan du lave så mange rettelser, som du ønsker. Det vil ikke ændre noget ved den originale skabelon. Når du er færdig med dine rettelser, kan du gemme skabelonen på to forskellige måder.

"Gem skabelon"

Den første mulighed er at klikke på "Gem skabelon":

Det betyder, at din skabelon vil blive gemt som den nyeste version af skabelonen. Inde i skabelon-værktøjet vil den fremstå som den nye original af skabelonen.

Ved at gemme dine ændringer som en ny skabelon version, vil du nemt kunne se, hvornår der er blevet lavet ændringer til skabelonen, og hvad der er blevet ændret i forhold til den tidligere udgave.

Derudover er det også nemt for dig at tilgå og indsætte tidligere versioner af skabelonen, hvis du ønsker det. Når du forhåndsviser skabelonen inde i skabelon-værktøjet, kan du se de forskellige versioner, der findes af skabelonen. Du kan indsætte hvilken som helst af disse versioner ved at klikke på den og vælge "Brug skabelonen":

"Gem som ny"

Når du har redigeret en eksisterende skabelon, behøver du ikke nødvendigvis gemme den som en ny version af skabelonen. Du kan også gemme den som en helt ny, separat skabelon, hvis du ønsker det. I så fald klikker du blot på "Gem som ny":

Som med enhver anden ny skabelon, skal du herefter give den et navn:

Så snart skabelonen er blevet gemt, vil den fremgå i listen med navngivne skabeloner sammen med de andre skabeloner, du måtte have gemt. Det vil være den første version af en helt ny skabelon.

Sådan arkiverer du en skabelon

Hvis du har skabeloner, som du ikke længere anvender, kan du flytte dem til skabelon arkivet. Du skal blot åbne skabelon-værktøjet, vælge den skabelon du gerne vil arkivere og herefter klikke på "Arkiver" knappen i øverste, højre hjørne:

Dette betyder ikke, at skabelonen vil blive slettet fuldstændig. Du kan altid tilgå den igen ved at gå ind i "Arkiverede skabeloner" i skabelon-værktøjet. Her har du et overblik over dine arkiverede skabeloner, og du kan også vælge at importere en arkiveret skabelon i din vagtplan. Hvis du har ombestemt dig, kan du også vælge at aktivere skabelonen igen ved at klikke på "Gendan":

Du har selvfølgelig også mulighed for at slette dine skabeloner fuldstændig. I så fald skal du blot klikke på "Slet permanent" til højre for knappen "Gendan".