Automatisk vagtplanlægning

Hvis du ønsker at spare tid og energi på din vagtplanlægning, kan du med fordel benytte Smartplans automatiske bemandingsfunktion. Ved at få systemet til at foreslå en bemanding til din vagtplan for dig, kan du slippe for alt det manuelle arbejde, der ellers normalt opstår i forhold til at få puslespillet til at gå op. Assistenten udfylder din vagtplan på få minutter. Så du får masser af tid, som du i stedet kan bruge på sjovere ting i din virksomhed.

Der er forskellige funktioner, du kan vælge at bruge, hvis du vil anvende Smartplans automatiske vagtplanlægning:

• Opsæt bemandingsbehov
• Opsæt regler for medarbejdere
• Tag imod ønsker fra medarbejdere
• Foreslå bemanding

I bund og grund er det kun nødvendigt at opsætte et bemandingsbehov og foreslå bemanding. Men de andre funktioner (regler og ønsker) kan hjælpe dig med at opnå en vagtplan, som kommer så tæt på virkeligheden som overhovedet muligt. Så slipper du for at skulle lave en masse ændringer til vagtplanen, efter den er blevet frigivet til medarbejderne.

Opsæt bemandingsbehov

For at kunne få bemandet din vagtplan skal du starte med at oprette ledige vagter. Der er forskellige måder, hvorved du hurtigt kan få oprettet dine vagter. Du kan enten vælge at benytte vores skabelon, som du kan gemme og genbruge fremover. 

Hvis ikke du har lyst til at benytte skabelonen, kan du tilføje vagterne enkeltvis. Du klikker blot på “Tilføj tidsrum”:

Nu kan du selv tilpasse tidspunkter og jobtype for dine vagter:

Hvis dine vagttidspunkter gentager sig, kan det være relevant for dig at kopiere dine vagter. På den måde kan du hurtigt udfylde dit bemandingsbehov og slippe for en masse manuelt arbejde.

Opsæt regler for dine medarbejdere

Du vælger selv, hvilke regler Assistenten skal tage hensyn til, når den bemander din vagtplan. De forskellige regler kan du tilpasse ved blot at klikke “Opsæt regler for medarbejdere”:

Herinde kan du opsætte generelle regler, som gælder for alle dine medarbejdere. Men du kan samtidig også opsætte specifikke regler for enkelte medarbejdere, hvis du har medarbejdere hvis regler afviger fra de generelle.

Du kan eksempelvis opsætte regler for dine medarbejderes maksimum eller minimum antal timer per uge. Minimum længde pauser mellem to vagter. Maksimum antal dage på arbejde. Og meget mere. Derudover kan du også vælge, om medarbejdernes fraværsønsker og ønsker til vagtplanen skal respekteres:

Du kan finde mere hjælp til opsætning af regler i denne artikel.

Tag imod ønsker fra dine medarbejdere

Hvis du vil være sikker på, at dine medarbejdere kan arbejde i de tidsrum, som Assistenten tildeler dem vagter i, kan du bede dem om at indsende ønsker til vagtplanen. Det gør du ved at klikke på "Modtag ønsker":

Når du har åbnet vagtplanen for ønsker, kan dine medarbejdere angive, hvilke tidsrum i vagtplanen de ikke kan arbejde i:

Efterhånden som medarbejderne indsender deres ønsker, registreres de i planlægningsværktøjet. Assistenten vil derfor kunne tage hensyn til ønskerne, når den efterfølgende bemander din vagtplan.

Du kan læse mere om, hvordan du som administrator anvender ønskefunktionen i denne artikel. Vil du i stedet vide mere om, hvordan medarbejderne indsender ønskerne, kan du tage et kig her.

Få bemandet din vagtplan

Når du har oprettet dine ledige vagter og eventuelt tilpasset dine regler samt modtaget ønsker fra medarbejderne, kan du få Smartplan Assistent til at foreslå en bemanding til din vagtplan. Assistenten finder den løsning, som passer bedst til dine behov. Når den bemander vagterne, tager Assistenten både højde for opsatte regler, indsendte medarbejderønsker og godkendt fravær. Du skal blot klikke på “Foreslå bemanding”:

Denne popup vil nu komme frem, hvor du kan starte bemandingen ved igen blot at trykke “Foreslå bemanding”:

Hvis du i forvejen selv har bemandet noget af din vagtplan, kan du vælge, om disse ændringer skal bevares eller overskrives. I dette tilfælde vil popup’en se således ud:

Når bemandingen er klar, trykker du blot “Luk og se bemanding”:

Hvis der skulle være nogle regler, som er blevet brudt, vil du nu kunne se dette i højre side:

Derudover kan du nu også selv vælge, om der er nogle vagter i vagtplanen, du gerne vil lave ændringer til, eller om du er tilfreds med Assistentens forslag.