Rediger i en frigivet vagtplan

Selvom du har frigivet din vagtplan, kan der alligevel være tidspunkter, hvor det er nødvendigt at redigere i vagtplanen. For at redigere i en frigivet vagtplan skal du gå ind på vagtplanen og trykke “Rediger vagtplan” i øverste højre hjørne. Det er dog ikke nødvendigt at sætte hele vagtplanen tilbage i redigering, hvis det er mindre ting, som du skal rette som eksempelvis at tilføje eller ændre få vagter. 

I denne artikel gennemgår vi, hvordan du:

• Laver små ændringer i en frigivet vagtplan
• Laver større ændringer i vagtplanen
• Laver ændringer i en arkiveret vagtplan

Tilføj og rediger vagter i en frigivet vagtplan

Når du skal tilføje vagter i en frigivet vagtplan, kan du gøre det ved at trykke på "Rediger vagtplan" efterfulgt at "Tilføj ny vagt".

Du kan også tilføje en vagt ved at gå til den dag, du vil oprette vagten i vagtplanen. Her har du også mulighed for at redigere i en eksisterende vagt.

Lav større ændringer i vagtplanen

Men hvis du har brug for at lave større ændringer, kan det være nødvendigt at sætte hele vagtplanen i redigering. Det kan for eksempel være, at du skal tilføje en ny medarbejder til vagtplanens skabelon, så du ikke behøver tilføje alle vagterne manuelt. Når du har taget vagtplanen tilbage i redigering, har du samme muligheder, som da du planlagde vagtplanen. 

Når du sætter en frigivet vagtplan tilbage i redigering, vil dine medarbejdere stadig kunne se deres vagter, men vagtplanen bliver låst for ændringer, så medarbejderne ikke har mulighed for at bytte vagter, skrive beskeder eller rette i deres mødetid. De vil heller ikke kunne se de rettelser, du er ved at lave. Det er kun administratorer, som kan det. Medarbejderne kan først se ændringerne, når vagtplanen bliver frigivet igen. 

Når du har lavet de rettelser, du har behov for, skal du frigive vagtplanen igen. Det gør du i højre side, hvor du blot skal trykke på pilen, og så får du mulighed for at frigive vagtplanen.

Inden vagtplanen er helt frigivet, skal du angive, om der skal sendes notifikationer til de medarbejdere, som bliver berørt af dine ændringer. Samtidig kan du også se, om dine rettelser skaber konflikter, som gør, at vagtplanen ikke kan frigives. 

Hvis der ikke er konflikter, skal du blot trykke “Godkend og frigiv”. Ligeså snart du gør det, kan dine medarbejdere se de nye ændringer. 

Du kan også redigere din vagtplan fra appen. Her har du følgende muligheder: at tilføje en ny vagt eller at skrive en besked på den pågældende dag. Det ser sådan her ud:

Hvis du ønsker at lave større ændringer i din vagtplan skal dette gøres fra planlægningsværktøjet i en browser.

Sådan laver du ændringer i en arkiveret vagtplan

Hvis du ønsker at lave ændringer i en vagtplan, der er blevet afholdt, kan du gøre dette i et vist omfang. Du kan finde dine arkiverede vagtplaner, hvis du trykker på "Vagtplaner" i hovedmenuen og scroller helt ned til bunden af siden:

I arkivet vil dine afholdte vagtplaner være inddelt efter lokationer, og samtidig er de inddelt i kronologisk rækkefølge efter årstal. Find den vagtplan, du ønsker at redigere i, og klik på den.

Vær opmærksom på, at du ikke kan foretage ændringer i tidligere vagtplaner, hvis de er under redigering inde i planlægningsværktøjet. Derfor er det en fordel at holde vagtplanerne frigivet og ikke sætte dem tilbage i redigering.

Åbner du en arkiveret vagtplan, der ikke var frigivet, da den blev arkiveret, vil den være låst ligesom her:

For at låse den op skal du blot sætte vagtplanen tilbage i planlægning via tandhjulet til højre:

Herefter sættes vagtplanen tilbage i planlægningsværktøjet , og du kan nå få lov til at frigive den påny og dermed "låse vagtplanen op" igen.

Når du nu trykker på en frigivet, arkiveret vagtplan, kan du nemt ændre i vagterne. Eksempelvis ønsker jeg at redigere Lærkes vagt d. 13 april, og jeg klikker ind på den.

Herefter åbner dagsoverblikket, og jeg kan nu rette i vagten - både mødetid, jobtype og mængde af pause.

Sørg for, at du husker at gemme rettelserne, så de bliver registreret i systemet.

Bemærk, at ændringer i en vagts tidsrum eller pause i en arkiveret vagtplan kun justerer vagtens planlagte mødetid. Det vil sige, at ændringen kun har betydning for data i kolonnen "Timer iflg. vagtplan" i "Timer & Løn".

Derfor anbefaler vi ikke at redigere mødetiden direkte i vagtplanen. Hvis du først ændrer mødetiden i vagtplanen, vil du nemlig ikke længere kunne se den oprindelige, planlagte mødetid.

Så hvis du ønsker at redigere mødetiden for en vagt, for eksempel hvis en medarbejder mod forventning blev en halv time længere på arbejde eller tog en længere pause, bør du tilføje disse ændringer direkte i "Timer & Løn". For yderligere informationer omkring, hvordan du ændrer mødetiden i "Timer & Løn", se nærmere i denne artikel: Ret i afholdte timer.

Udover at rette i eksisterende vagter kan du også tilføje nye vagter til en arkiveret vagtplan. Det kunne blandt andet være relevant for dig, hvis dine medarbejdere opretter deres vagter via stempeluret, men en medarbejdere glemte at stemple ind på en bestemt dato. Her kan du oprette en vagt til vedkommende med tilbagevirkende kraft: