Sådan anvendes stempeluret via pc eller tablet

Det er muligt at bruge stempeluret via en computer, tablet eller mobiltelefon. I denne artikel gennemgår vi, hvordan du kan lade dine medarbejdere stemple ind og ud via en enhed på arbejdspladsen. Du kan læse mere om:

• Hvordan du åbner stempeluret
• Hvad der sker, når du har tilknyttet dine medarbejdere til lokationer
• Hvordan medarbejderne anvender stempeluret
• Hvordan du kan se medarbejdernes stempeltider
• Hvordan du tilpasser stempeluret til jeres behov

Hvis du ikke ønsker at bruge stempeluret via en computer eller tablet, kan du i stedet give medarbejderne tilladelse til at stemple ind og ud via Smartplan appen. Du kan læse meget mere om, hvordan stempeluret anvendes i appen i denne artikel.

Sådan åbner du stempeluret

For at få adgang til stempeluret skal administratorer finde linket og den 6-cifrede kode til stempeluret inde i "Indstillinger" -> "Stempelur og tidsregistrering". 

Her klikker du på "Åben stempeluret". Så får du både det link, du skal åbne samt den 6-cifrede kode, som skal indtastes:

Når du har tilknyttet dine medarbejdere til lokationer

Når du har oprettet to eller flere lokationer på din konto, og du har tilknyttet dine medarbejdere til disse, vil dit browser stempelur ændre sig.

Hvis du har slået funktionen til, vil du stadig få et stempelurslink, som kan bruges af alle brugere på kontoen. Derudover vil du dog også have mulighed for at tilgå specifikke links for hver enkelt lokation. Bruger du disse, vil medarbejderne kun kunne se andre brugere og stempelursaktivitet for den lokation, de er tilknyttet.

Stempelurskoden er gyldig for alle lokationerne.

Sådan anvender medarbejderne stempeluret

Når du har aktiveret stempeluret, vil alle kunne se følgende oversigt:

Dine medarbejdere kan stemple ind og ud ved blot at klikke på deres eget navn. De vil derefter blive bedt om at udfylde deres personlige 4-cifrede adgangskoder. Hvis de ikke kan huske deres koder, kan de klikke på linket for at få koden tilsendt på mail:

Når den 4-cifrede kode er indtastet, skal de vælge den vagt, som de vil stemple ind på. Det er samme fremgangsmåde, når medarbejderen skal stemple ud.

Når medarbejderen stempler ud, kan de også skrive en kommentar, hvis det er nødvendigt. Hvis en medarbejder for eksempel stempler ud før planlagt, kan der knyttes en kommentar til, hvorfor dette er tilfældet.

Hvis dine medarbejdere har en ikke-betalt pause, kan du indstille stempeluret, så medarbejderne skal angive deres pause via stempeluret. Stempeluret kan enten indstilles, så de stempler til pause i løbet af dagen, eller at de angiver pausen i forbindelse med, at de stempler ud. Hvis de har betalte pauser, skal de blot lade være med at stemple til pause, da pauser automatisk fratrækkes medarbejdernes timer i "Timer og løn".

Det er også muligt at oprette vagter direkte via stempeluret. Det kan eksempelvis være, at du ikke har en fast vagtplan, så medarbejderne selv skal oprette deres vagter, som du så efterfølgende har mulighed for at godkende eller rette.

Du kan læse om, hvordan vagter oprettes via stempeluret i denne artikel.

Som tidligere nævnt er det også muligt at bruge stempeluret via appen på mobiltelefoner. Du kan læse mere om, hvordan medarbejderne bruger stempeluret i appen i denne artikel.

Sådan finder du medarbejdernes ind- og udstemplingstider

Enhver stempelursaktivitet kan ses i højre side af stempeluret. Her vil du i kronologisk rækkefølge kunne se, hvem der er stemplet ind til deres vagter eller pauser, og hvem der er stemplet ud:

Derudover kan du også se medarbejdernes ind- og udstemplingstider i menupunktet "Stempelur". Her kan du se alle de tidsregistreringer, der er lavet via stempeluret i løbet af dagen. Det vil sige, at hvis du for eksempel kigger kl. 01:00, så vil du kun se vagter, som er startet efter midnat. Dog kan du også klikke på "Vis vagter fra i går" under hver lokation, og så vil du få vist vagterne fra dagen før.

Har du brug for at rette mødetiden for en af vagterne eller godkende mødetiden, kan du gøre dette ved at klikke på tandhjulet på vagten:

Endelig kan medarbejdernes ind- og udstemplingstider også altid ses i menupunktet "Timer & løn". Her kan du få en oversigt over dine medarbejderes mødetider og godkende dem:

Her er medarbejderens mødetid vist med rød skrift, da den afviger fra den planlagte vagtplan. Medarbejderen havde i dette tilfælde ikke en planlagt vagt i vagtplanen, og derfor vil vi gøre dig særligt opmærksom på denne mødetid. I højre side kan du godkende medarbejderens mødetid.

I timeoversigten er det muligt at få flere detaljer om rettelserne af en vagt. Det kan du få ved at trykke på den ændrede mødetid:

I aktivitetsloggen kan du se ændringerne for en vagt, og hvem der har lavet hvilke ændringer.

Medarbejderens mødetid kan rettes til af medarbejderen selv eller en administrator, og så vil det også fremgå i aktivitetsloggen - både hvornår det blev rettet og af hvem.

Sådan tilpasser du stempeluret til jeres behov

Det kan være forskelligt fra virksomhed til virksomhed, hvordan stempeluret skal indstilles. Derfor er det muligt at bestemme følgende i indstillingerne:

• Hvorvidt der skal angives et forventet sluttidspunkt for vagter, som ikke er planlagt på forhånd
• Hvorvidt der skal angives pause for vagten
• Om timer ved indstempling før planlagt tid skal tælles med
• Om timer ved udstempling efter planlagt tid skal tælles med
• Om medarbejdere skal have timer ved manglende indstempling
• Om ind- og udstemplede tider skal godkendes automatisk.

Du finder indstillingerne til stempeluret samme sted som linket og den 6-cifrede kode inde i "Indstillinger" -> "Stempelur og tidsregistrering".

Nederst på denne side kan du derudover også vælge, om medarbejderne manuelt må rette i deres tidsregistreringer. Denne indstilling er uafhængig af stempeluret.