Intro: Hold dig opdateret med effektive kommunikationsmuligheder

I denne artikel introducerer vi dig til de forskellige måder, du kan kommunikere med dine kollegaer på i Smartplan samt, hvordan vores notifikationssystem fungerer.

Mange virksomheder har deres kommunikation spredt ud over forskellige kanaler såsom Facebookgrupper, email, SMS eller tavler på arbejdspladsen. For os giver det mening, at du skal kunne kommunikere med dine medarbejdere i samme system, som du alligevel laver deres vagtplaner i. Derfor har vi implementeret flere forskellige måder, hvorved du kan kommunikere information og ændringer til dine medarbejdere. Og medarbejderne kan selvfølgelig også skrive til dig. Vi ønsker at reducere chancen for misforståelser ved at have alting samlet i ét system. Lad os se på, hvilke muligheder du har.

Noter på vagter

Når du opretter en vagt, har du samtidig mulighed for at tilføje en note til vagten. Noten vises inde på medarbejderens vagt, og du kan samtidig også vælge at gøre den synlig i selve vagtplanen:

Almindelige brugere kan tilføje en kommentar til deres vagt, når de registrerer mødetiden manuelt eller gennem stempeluret. Her kan de for eksempel tilføje en forklaring, hvis de var nødt til at arbejde længere. Denne slags noter er kun synlige for medarbejderen selv samt administratorer på kontoen.

Dagsbeskeder

I stedet for at skrive en note på en vagt, kan du også skrive en besked på hele dagen i vagtplanen. Denne besked kan du lave via dagsoversigten i din vagtplan, så snart planen er frigivet. Det kan være brugbart, hvis du for eksempel har informationer, som du ønsker at give til alle medarbejdere, som er på arbejde den pågældende dag:

Dagsoverblik med besked, der er ved at blive skrevet på dagen

Alle, som har en vagt på den dag i vagtplanen, vil modtage en notifikation om din dagsbesked, og de vil også have mulighed for selv at svare inde på dagen.

Du kan læse mere om dagsbeskeder i denne artikel.

Send direkte beskeder

Inde i menupunktet "Beskeder" finder du vores overordnede beskedfunktion, og den fungerer ligesom enhver anden beskedtjeneste.

Her kan du skrive beskeder til enten en eller flere modtagere. Hvis du sender en gruppebesked, kan du enten lave en offentlig besked, som er synlig for alle, eller du kan vælge en specifik gruppe personer, som skal modtage beskeden (for eksempel alle medarbejdere med en bestemt jobtype). Disse modtagere vil så følge tråden, hvilket betyder, at de får notifikationer om aktivitet i tråden, og de kan også deltage ved selv at kommentere.

To andre gode funktioner ved menupunktet "Beskeder" er:

Dagsbeskeder fra vagtplanerne vises også i din indbakke. Det vil sige, at al din kommunikation er samlet et sted i stedet for at være spredt udover hele kontoen.
Beskeder, som indeholder vigtige informationer, kan fastgøres, så de vises øverst i alles indbakker. Det vil sige, at du kan være sikker på, at beskeden læses - ligesom hvis du for eksempel hang en papirsnote op på en opslagstavle på arbejdspladsen.

Du kan læse mere om, hvordan du sender beskeder via menupunktet "Beskeder" her.

Genveje til opkald, sms og mail

Nogle gange vil du måske gerne i direkte kontakt med en specifik person. Som administrator i Smartplan, kan du i så fald blot gå til vedkommendes profilside og bruge en af genvejene til enten at ringe eller sende en sms eller mail. Det kan være brugbart, hvis du for eksempel har travlt og ikke vil bruge tid på at finde de korrekte kontaktinformationer på din telefon eller computer.

Ring op, sms eller send mail via genveje i appen

Inde i indstillingerne kan du derudover vælge, om almindelige brugere også skal have mulighed for at kunne se hinandens kontaktoplysninger på denne måde.

Hold dig opdateret med Smartplan notifikationer

Når der sker ændringer på din konto, eller der er brug for, at du tager stilling til bestemte ting, vil Smartplan sørge for, at du modtager notifikationer om dette. Inde i dine notifikationsindstillinger kan du vælge, præcis hvad du ønsker at modtage notifikationer om.

Det kunne eksempelvis være:

En ny vagt er ledig i en vagtplan, du indgår i
En kollega har anmodet om at bytte en vagt med dig
En medarbejder har oprettet en fraværsanmodning

Nogle af disse notifikationer vil du kunne se på klokken, når du er logget ind i Smartplan. De, som du ikke kan se under klokken, vil Smartplan sende til dig.

Vores to primære notifikationskanaler er email og push. Inde i dine notifikationsindstillinger kan du vælge, hvordan du ønsker at modtage dine notifikationer. Pushnotifikationer er selvfølgelig kun tilgængelige, hvis du bruger Smartplan appen på en smartphone.

En anden notifikationskanal er SMS, men denne anvendes kun til en bestemt notifikationstype - nemlig "Husk, du har en vagt i morgen". Derudover er det også muligt at sende beskeder via SMS, hvis dette er slået til i kontoens indstillinger.

Du kan læse mere om notifikationer i denne artikel.