Intro: Reducer din arbejdsmængde ved at involvere dit team i Smartplan
I denne artikel kigger vi på, hvilke brugertyper der findes i Smartplan, og hvor stor en forskel det gør at interagere med dit team igennem Smartplan.
Hvad ville en vagtplan være uden medarbejdere? Det samme gælder for Smartplan systemet. At oprette og aktivere medarbejdere er essentielt i forhold til at få mest mulig gavn af din Smartplan konto. Dette interaktive aspekt af Smartplan er der, hvor du virkelig sparer tid og energi. Ved at overlade nogle af beslutningerne og det administrative arbejde til medarbejderne, kan du reducere din egen arbejdsmængde betydeligt.
Hvis du vil lære mere om de forskellige muligheder, dine medarbejdere har i Smartplan, kan du med fordel tage et kig i denne artikel.
Det er utrolig simpelt at oprette brugere i Smartplan. Det kan enten gøres via planlægningsværktøjet eller via Medarbejder-siden. Så længe en medarbejder ikke er blevet inviteret til Smartplan, eller vedkommende ikke har aktiveret sin bruger endnu, har personen ikke mulighed for at tilgå jeres Smartplan konto. Du kan stadig planlægge vagter for medarbejderen, men vedkommende vil ikke blive informeret om dem. Medmindre du eksempelvis sender et skærmbillede eller printer en oversigt ud. Derfor anbefaler vi, at du inviterer dine medarbejdere til Smartplan, hvis du vil udnytte systemets fulde potentiale.
Brugertyper i Smartplan
Der findes fire forskellige brugertyper i Smartplan, som hver har forskellige rettigheder i forhold til, hvad de kan gøre på kontoen.
Kontoejeren er den ene person, som har fuld kontrol over kontoen. Han eller hun kan tilgå alt på kontoen (pånær private beskeder), og vedkommende er den eneste person, som kan ændre abonnement eller slette kontoen. Kontoejeren vil typisk være den person, som oprindeligt oprettede kontoen, men han eller hun kan også overdrage ejerskabet til en anden bruger på kontoen.
Niveauet under kontoejeren er administratorerne. De har stort set samme rettigheder som kontoejeren. Den eneste forskel er, at de ikke kan slette kontoen, og at de ikke har adgang til at ændre abonnement eller betalingsoplysninger. Almindelige brugere kan blive gjort til administratorer af enten kontoejeren eller en anden administrator.
Under administratorerne har vi superbrugere. Denne brugertype er kun tilgængelig, hvis du har tilknyttet dine medarbejdere til lokationer. Når en medarbejdere er blevet tilknyttet en lokation, kan du vælge at gøre vedkommende til superbruger på lokationen. Det betyder, at vedkommende vil have specielle rettigheder på kontoen. Måske kan de håndtere fravær eller vagtplaner. Rettighederne vil være begrænset til den eller de lokationer, som medarbejderen er superbruger på. Som superbruger har man ikke adgang til indstillingerne på kontoen.
Endelig er der almindelige brugere. Disse har adgang til meget mindre end administratorerne. Hvad, de præcis har adgang til, afhænger til en vis grad af indstillingerne på jeres konto. De har ikke mulighed for at tilgå "Timer & løn" eller kontoindstillingerne. De kan godt tilgå "Vagtplaner" siden, men her kan de kun se vagtplaner, som er blevet frigivet.
Hvorvidt de almindelige brugere kan se fraværskalenderen, feriekontoen, timebalancer eller kollegaers fravær afhænger af indstillingerne. Du kan endda bestemme, om medarbejderne skal kunne bytte vagter uden administratorgodkendelse, og om de skal kunne redigere deres mødetid.
Hold styr på dine medarbejdere fra Medarbejder-siden
Alle brugere på Smartplan kontoen, inklusiv dig selv, fremgår på siden "Medarbejdere". Øverst på denne side har du nogle generelle informationer i forhold til, hvor mange medarbejdere I har på kontoen i forhold til jeres abonnement. Derudover kan du også se, hvor mange brugere der mangler at blive inviteret eller aktiveret.
Længere nede på siden finder du medarbejderlisten. Den giver dig et hurtigt overblik over de vigtigste informationer såsom jobtyper og kontaktinformationer. Hvis der er oprettet mange brugere på kontoen, kan du bruge søgefunktionen eller filteret til at give dig et bedre overblik.
Hvis du ønsker at tilpasse dit overblik, kan du skifte til det detaljerede overblik. Her kan du vælge, hvilke kolonner der skal vises i oversigten. Du har også mulighed for at redigere flere medarbejdere på samme tid.
Endelig er det værd at nævne, at hvis du klikker på et navn i listen, kommer du som administrator til medarbejderens profil. Det betyder, at du har mulighed for at se de informationer, som dine medarbejdere ser, når de tilgår deres egne profiler. Profilsiden giver dig information om brugerens vagter, vagtbytte, fravær og mødetid. Det ser således ud:
Nu er du helt klar til at invitere og håndtere dine medarbejdere i Smartplan! Hvis du stadig er i tvivl om noget, kan du med fordel læse nogle af de andre manualer i denne kategori, eller du kan kontakte vores supportteam.