Sådan forlænger du din nuværende vagtplan
Nogle gange kan det være en fordel at forlænge din nuværende vagtplan med enkelte uger eller en måned, hvis du har brug for at udvide den på en hurtig måde.
Andre gange kan bemandingsbehovet for den nuværende vagtplan gentage sig til den næste periode. Her kan du spare tid ved blot at duplikere en hel vagtplan til en ny tidsperiode.
I denne artikel vil vi vise dig:
- Hvordan du bruger skabelonen til nemt at oprette en ny vagtplan
- Hvordan du forlænger en vagtplan med enkelte uger
- Hvordan du duplikerer din nuværende vagtplan til en ny
Brug skabelonen til at oprette en ny vagtplan med
Har du et gentagende bemandingsbehov, som strækker sig på tværs af både nuværende og fremtidige vagtplaner? Så anbefaler vi, at du bruger skabelonværktøjet til at planlægge din vagtplan med. På den måde sparer du de manuelle indtastninger væk, fordi Smartplan allerede har gemt dine bemandingsbehov én gang.
Kender du endnu ikke til skabelonværktøjet, kan du her læse mere omkring, hvordan skabelonen virker.
Hvis du foretækker at oprette dine fremtidige vagtplaner på ny, kan du nemt bemande den via din gemte skabelonener. Når du har defineret perioden på den nye vagtplan, klikker du på fanen "skabelon for vagtplan" og importerer dernæst den relevante skabelon.
Skabelonen synkroniseres direkte til vagtplanen, som vist på billedet her. Min skabelon var bemandet, og nu er alle de nye vagter også bemandet.
Selvom vagtplanen er baseret på en skabelon, kan du stadig lave ændringer i den, hvis nu en medarbejder har ønsket fri en bestemt dag eller periode. Ændringerne vil ikke påvirke skabelonen, men kun blive registreret i vagtplanen.
Når du er tilfreds, frigiver du vagtplanen, og herefter har alle medarbejdere mulighed for at tilgå den.
Forlæng vagtplanen med få uger
Af og til kan det være nødvendigt at udvide en vagtplan med få uger. I Smartplan har du altid mulighed for at forlænge den periode, som en vagtplan strækker sig over.
Bemærk, at det ikke er muligt at have en vagtplan på over 32 uger (8 måneder). Derudover anbefaler vi ikke, at du har meget store vagtplaner, da det vil tage længere tid for systemet at loade - og I kan dermed opleve længere svartider. Hvis din vagtplan i forvejen varer flere måneder, kan du med fordel læse mere om, hvordan du duplikerer vagtplanen i stedet.
Lad os kigge på et konkret eksempel: Min nuværende vagtplan løber over en periode fra d. 1. december til d. 31. januar. Men jeg har fortrudt datoerne og vil gerne have vagtplanen til at dække over februar måned også.
Derfor sætter jeg vagtplanen tilbage i planlægning:
Når vagtplanen er under planlægning, kan jeg ændre slutdatoen. Det gør jeg via datoerne i venstre hjørne:
Nu er vagtplanen udvidet med yderligere fire uger. Da jeg har brugt en skabelon til at bemande vagtplanen med, vil de nye uger være identiske med skabelonen. Har du ikke brugt en skabelon, vil de tilføjede uger være helt tomme.
Her kan du se, at min vagtplan forsætter ind i februar, som jeg ønskede.
Desuden har jeg mulighed for at lave enkelte rettelser direkte i vagtplanen, inden jeg frigiver den på ny - og medarbejderne kan se de nye ændringer.
Dupliker en vagtplan til en ny måned
Gentager jeres bemandingsbehov sig til den nye vagtplan, kan du med fordel duplikere jeres nuværende til en ny. Det er særligt relevant for dig, der benytter en skabelon til at lave vagtplanen med.
Lad os sige, at min kommende vagtplan skal være nogenlunde identisk med min nuværende. I stedet for at oprette en vagtplan på ny, kan jeg trykke på "forlæng vagtplan" i den nuværende:
Herefter åbner Smartplan automatisk et vindue med opsætningen af den nye vagtplan. Her definerer systemet selv en tidsperiode, der starter umiddelbart efter, din sidste vagtplan sluttede.
Nu kan du definere den korrekte tidsperiode, som vagtplan skal strække sig over og lave rettelser.
Bemærk, at min nye vagtplan allerede er bemandet, eftersom jeg brugte en skabelon til at lave den forhenværende vagtplan med. Skabelonen benyttes derfor automatisk på den nye vagtplan også.
Når jeg er tilfreds med bemandingen, frigiver jeg den. Og på den måde kan jeg nemt forlænge og duplikere min vagtplan, så den er klar til de kommende måneder.
Opsummerende er det altså muligt at forlænge en vagtplan på tre måneder. Det er svært at sige, om den ene måde er bedre end den anden, da det kommer helt an på, hvordan du foretrækker at gøre det.