Sådan håndterer du afspadsering i Smartplan
I Smartplan kan du aktivere funktionen “Timebalancer”, hvis du ønsker et overblik over, hvordan dine medarbejdere placerer sig i forhold til det aftalte ønskede antal timer. Det vi i funktionen kalder medarbejderens norm.
Hvis du endnu ikke har aktiveret funktionen på din Smartplan konto, kan du læse mere om, hvordan du gør det. Funktionen er tilgængelig for alle Smartplan kunder, det kræver ikke en Plus pakke.
Når du har aktiveret funktionen, får du et overblik over den balance, dine medarbejdere oparbejder over tid.
Hvis du ønsker at korrigere denne balance med for eksempel afspadsering, kan det gøres på to måder:
Opret afspadsering med fravær
Vi anbefaler, at du bruger fraværet i Smartplan til at oprette afspadsering. På den måde bliver det mere tydeligt, hvorfor en medarbejder er fraværende, ligesom at medarbejderen selv kan oprette fraværet til godkendelse.
Når en medarbejder ønsker at afspadsere optjente timer, kan de oprette fravær fra deres egen profil. Du kan oprette forskellige typer fravær, medarbejderen kan vælge, når der skal oprettes fravær. Som standard findes der “Sygdom” og “Ferie”.
I denne artikel kan du se, hvordan en medarbejder opretter fravær: Sådan ønsker du ferie.
Du kan vælge at lave en fraværstype, der hedder “Afspadsering”, som de skal bruge til oprettelse af afspadsering i stedet for “Ferie” eller “Sygdom”.
Når du skal godkende fravær, skal du vælge, at timerne ikke skal tælles med. Så vil balancen reduceres. Marker “Vagter giver 0 timer”, så vil timebalancen på medarbejderen påvirkes rigtigt.
Hvis du ønsker en forklaring på, hvorfor timebalancen påvirkes korrekt på denne måde, så vil jeg her vise dig et regneeksempel:
Her er et eksempel på juni måned. Normen for den måned er 154 timer. Det betyder, at målet for medarbejderen er, at de skal arbejde 154 timer den måned. Under optjent balance står der 10 timer. Det vil sige, at medarbejderen har en balance med fra perioden før juni.
Som du kan se, markerer den røde firkant, at medarbejderen afspadserer d. 5 juni. Det betyder, at medarbejderen ikke har mulighed for at opfylde normen for juni måned. Medarbejderen formår at arbejde 147 timer i stedet for 154.
Dette er blot et eksempel, og normen kunne ligeså godt have været 160,3 eller noget helt tredje.
Det betyder altså i eksemplet, at medarbejderens balance er -7, og at medarbejderen “skylder” 7 timer på balancen. Disse 7 timer trækkes derfor fra medarbejderens tidligere balance på 10 timer.
Korrigér en medarbejders balance med en kompensation
Du kan også korrigere medarbejderens balance ved at oprette en kompensation på balancen. Der kan være forskellige årsager til dette. Måske vil du oprette en balance fra før, I brugte Smartplan, eller måske er der blevet udbetalt løn for overarbejdstimer, og derfor skal balancen korrigeres.
Under “Timer & løn” har du kolonnen med balance:
Når du klikker på en medarbejders balance, får du en oversigt med udregninger. Her kan du se udregningerne for Louise, der har arbejdet mere end normen de sidste tre uger:
Tryk på “Tilføj kompensation” og udfyld dato, beskrivelse og det antal timer, balancen skal korrigeres med. Hvis du vil trække fra balancen, skriver du et negativ timeantal for eksempel -4. Hvis du ønsker at øge balancen, skriver du et positivt timeantal. Tryk på gem.
Nu kan du se, at kompensationen bliver en del af medarbejderens balance. Her har jeg eksempelvis korrigeret balancen med -30 timer, fordi Louise har fået udbetalt timerne.
