Ofte stillede spørgsmål til timebalancer
“Hvordan tilføjes medarbejdernes nuværende balancer til Smartplan?”
Hvis du allerede har et regnskab over dine medarbejderes nuværende timebalancer, så kan du sagtens tilføje disse til Smartplan. På den måde slipper I for at begynde forfra.
Medarbejdernes nuværende timebalancer tilføjer du blot som en kompensation på hver enkelt medarbejder. Dette gør du inde i “Timer & løn”.
Her laver du et opslag for en periode, og så finder du medarbejdernes timebalancer i kolonnen “Balance” ud for hver enkelt medarbejder.
Når du klikker på en medarbejders balance, så har du mulighed for at tilføje en kompensation:
Kompensationer kan både have en positiv eller negativ værdi, så uanset hvad medarbejderens nuværende timebalance er, har du mulighed for at tilføje den til Smartplan. Læs mere om, hvordan du eksempelvis også kan håndtere afspadsering eller overarbejde med kompensationer.
“Er det muligt at benytte timebalancerne for vagter, som allerede er afholdte i Smartplan?”
Ja, du kan godt anvende balancerne for vagter, som allerede er afholdte. Timebalancerne baseres på den startdato, der sættes for medarbejderens første norm. Det vil sige, at hvis timebalancen eksempelvis skal udregnes fra starten af i år, så tilføjer du blot en norm for medarbejderen, som starter d. 1. januar 2021.
Normen tilføjer du inde i “Indstillinger” → “Smartplan Indstillinger” → “Timebalancer”. Her kan normen indstilles for hver enkelt medarbejder:
Du kan læse mere om, hvordan normen opsættes her.
“En af mine medarbejdere har indstillingen ‘Afholdte timer minus norm’. Hvad sker der, hvis jeg laver et timeopslag, som indeholder ikke-afholdte timer?”
Hvis du har valgt, at afholdte timer skal bruges til at udregne medarbejderens balance, så vil det som udgangspunkt være disse, balancen baseres på. Dog kan du komme i en situation, hvor du laver et timeopslag, som indeholder timer, der endnu ikke er blevet afholdt. I de tilfælde bruger vi i stedet de planlagte timer til at udregne balancen.
Det vil sige, at hvis du for eksempel laver et opslag d. 31. august for perioden 1. august - 30. september. Så vil det for august måned være de afholdte timer, som balancen baseres på, mens det for september måned vil være de planlagte timer, balancen udregnes ud fra. På den måde bruges de planlagte timer altså kun til de vagter, som medarbejderen endnu ikke har afholdt.
"Hvilken startdato skal jeg vælge for mine medarbejderes timebalancer?"
Du kan vælge en hvilken som helst dato, du ønsker. Det, du skal huske på, er, at medarbejderens balance vil først blive udregnet for den pågældende dato og fremadrettet derfra. Derudover inkluderer balancen kun data fra Smartplan.
Derfor vil det give mening at vælge det tidspunkt, hvor du begyndte at registrere dine medarbejderes fremmøde i Smartplan som startdato for balancerne.
Eksempel: Du begyndte at bruge Smartplan d. 1. januar, men brugte kun systemet til at planlægge vagtplaner til at starte med. Fra 1. marts begyndte du at registrere medarbejdernes fremmøde i Smartplan, for eksempel via stempeluret. Det vil derfor give mening for dig at vælge 1. marts som startdato, selvom det måske på nuværende tidspunkt er flere måneder siden. Du kan tilføje de timebalancer, som medarbejderne havde inden 1. marts som en kompensation på deres balancer i Smartplan (se spørgsmål 1 i denne artikel).
Derudover anbefaler vi dig altid at starte timebalancen på den første dag i en periode, da du dermed vil få det mest overskuelige overblik. Det vil sige, at hvis dine timebalancer udregnes på ugentlig basis, anbefaler vi at sætte startdatoen som en mandag, og hvis balancen udregnes på månedlig basis, anbefaler vi at vælge d. 1. i måneden. Det er dog også muligt at vælge et andet tidspunkt - i så fald regner systemet den korrekte balance ud for dig.
"Kan jeg have flere normer på samme tid?"
Hvis dine medarbejderes normer ændrer sig fra måned til måned eller uge til uge, kan du opsætte så mange normer, som du ønsker.
Eksempel: Du kan opsætte en norm med startdato 1. marts, som er på 100 timer om måneden, og derudover opsætte en norm med startdato 1. april, som er på 120 timer om måneden. Konsekvensen af det vil være, at normen på 100 timer om måneden kun gælder for marts måned. I april vil det blive erstattet af den anden norm på 120 timer.
Hvis du finder ud af, at du har sat en norm forkert op, er der ingen grund til panik. Du kan altid ændre den igen, uanset om det gælder startdato, normtimer eller periode. Alt din data er stadig gemt i Smartplan.