Sådan kommer du i gang med at bruge timebalancer

Vi vil gennemgå:

• Hvad du kan bruge timebalancer til
• Hvordan du sætter indstillingerne op
• Individuelle medarbejderindstillinger
• Hvordan du ser medarbejdernes timebalancer

Dette kan du bruge timebalancer i Smartplan til

Timebalancer i Smartplan gør det muligt for dig at holde øje med, hvorvidt dine medarbejdere rent faktisk arbejder det antal timer, som du ønsker - enten om ugen eller om måneden.

Med denne funktion får du blandt andet mulighed for:

• At have en form for flexkonto for hver enkelt medarbejder.
• At se, om dine timelønnede medarbejdere får det antal timer, de er ansat til i deres kontrakter.
• At se, om dine funktionærer får afspadseret det nødvendige.
• At se, om du prioriterer dine ressourcer tilstrækkeligt.

Du kan nemt komme i gang med at bruge timebalancer i Smartplan, og herunder kan du læse hvordan.

Sådan sætter du indstillingerne for timebalancer op

Når du vil begynde at holde styr på dine medarbejderes timebalancer i Smartplan, så er der allerførst nogle forskellige indstillinger, som skal sættes op på din konto.

Det kommer du hurtigt i gang med inde i “Indstillinger” → “Smartplan Indstillinger” → “Timebalancer”.

Her skal du starte med at sætte et flueben ud for “Aktiver timebalancer”:

Derefter har du mulighed for at opsætte nogle generelle indstillinger på jeres konto. Her vælger du blandt andet, hvordan balancen skal udregnes, og der har du tre forskellige muligheder:

1. Planlagte timer minus norm (medarbejdernes norm fratrækkes de planlagte timer)
2. Afholdte timer minus norm (medarbejderens norm fratrækkes de afholdte timer)
3. Afholdte timer minus planlagte timer (medarbejderens planlagte timer trækkes fra de afholdte timer)

Normen er det ønskede antal timer, som dine medarbejderne skal arbejde, og vi gennemgår, hvordan du indstiller den lidt senere.

Men først skal du desuden også vælge, om det skal være muligt for medarbejderne at se deres egne balancer inde på deres profiler eller ej.

De ting, du vælger, vil som sagt være generelle indstillinger for medarbejderne. Men hvis der er enkelte medarbejdere, som skal have nogle andre indstillinger, så kan du også sagtens vælge det.

Under de generelle indstillinger finder du nemlig de individuelle indstillinger.

Individuelle medarbejderindstillinger

Herunder kan du vælge medarbejdere fra, hvis der er nogle personer, der ikke skal udregnes timebalancer for. I så fald fjerner du blot fluebenet ved siden af navnet:

Desuden har du i kolonnerne “Udregning” og “Synlighed” mulighed for at indstille de samme ting, som du valgte under de generelle indstillinger. Så her kan du blot ændre det, hvis enkelte medarbejdere skal have en anderledes opsætning. Eksempelvis kan du se, at jeg på billedet ovenfor har valgt, at Hans’ timebalance i stedet skal udregnes med planlagte timer minus normen.

Herudover er det også under de individuelle indstillinger, at du opsætter normen for dine medarbejdere. Det gør du ved blot at klikke på “Indstil” i kolonnen “Norm”.

Når du har gjort det, har du mulighed for at vælge tre forskellige ting angående medarbejderens norm:

1. Normens startdato
2. Normtimer (det ønskede antal timer, som medarbejderen skal arbejde)
3. Normperiode (om normen skal udregnes for ugentlige eller månedlige perioder)

Sådan ser du medarbejdernes timebalancer

Så snart du har indstillet normen, har du mulighed for at holde øje med medarbejderens timebalance. Den finder du inde i “Timer & løn”.

Her laver du blot et opslag for en periode, og så vil du kunne se medarbejdernes timebalancer i den nye kolonne “Balance”:

Når du klikker på balancen, vil du også kunne se, hvordan denne er udregnet:

Du har løbende mulighed for at tilpasse medarbejdernes timebalancer. Det kan for eksempel være relevant, hvis du skal tilføje afspadsering for en person. Det kan du læse meget mere om i denne guide: Sådan håndterer du afspadsering i Smartplan.