Sådan registrerer du fravær som ikke påvirker timebalancen
Når man registrerer fravær i Smartplan, kan det nogle gange påvirke medarbejderens timebalance, hvilket kan resultere i et forkert timeregnskab.
I nogle scenarier vil det måske foretrækkes, at fraværet bliver trukket fra medarbejderens timebalance. Det kan f.eks. være medarbejderen er fraværende grundet helligdage, hvor arbejdspladsen alligevel holder lukket.
Ved lige netop disse scenarier, findes der flere forskellige måder at trække fraværet fra medarbejderens timebalance.
Lad os tage et kig på tre forskellige måder her:
Afholdte timer minus norm
Denne måde, er den mest populære måde at trække fraværet fra timebalancen.Her vil din medarbejders timebalance nemlig blive baseret på medarbejderens afholdte timer.
Mulighed 1: Opret fraværet uden kompensation
Du kan selv bestemme om du vil registrere fraværet i Smartplan. Dog er det vigtigt, at du på forhånd har oprettet vagterne for medarbejderen, på de dage vedkommende er fraværende. Det skyldes, at de afholdte timer fungerer som base, da timerne skal trækkes fra. Så hvis du ikke har oprettet vagterne endnu, skal de først oprettes for medarbejderen, før du kan gøre mere. Det er også vigtigt, at vagtens længde skal være samme længde som en normal arbejdsdag.
Når du opretter fraværet, er det nødvendigt at vagterne skal udløse timerne, så timebalancen stemmer overens.
Ved at oprette vagten og registrere fraværet, vil normen stemme overens og timebalancen vil derfor ikke blive negativt påvirket.
Eksempel:
Josefine har en ugentligt norm på 30 timer og arbejder normalt fra mandag til fredag. Næste uge er det helligdag om fredagen. Du ønsker ikke at hendes timebalance bliver påvirket negativt, fordi hun ikke arbejder på fredag. Derfor skal du oprette en vagt i vagtplanen på fredag, med en længde på 6 timer. (1/5 af hendes ugentlige norm). Efterfølgende opretter du fraværet med fraværstypen "Helligdag" for de 6 timer på fredag. Her vælger du, at vagten skal udløse timer. På denne måde vil timebalancen ikke blive negativt påvirket, da Josefine stadig får registreret sine 30 timer om ugen.
Mulighed 2: Kombinér fravær og kompensation
Hvis du ikke ønsker både at oprette en ny vagt og oprette fravær for medarbejderen, kan du sagtens nøjes med kun at oprette fraværet.
Først skal du blot oprette fraværet som vist i første mulighed, men altså ikke oprette en vagt i perioden. Da der ikke vil være en vagt i vagtplanen, vil medarbejderen derfor ikke nå sin ugentlige norm. På den måde vil medarbejderens timebalance altså blive negativt påvirket.
For at rette dette, skal du derfor manuelt tilføje timerne til timebalancen med en kompensation. Kompensationen kan udregnes ved hjælp af medarbejderens norm. (Se eksemplet ovenover).
Mulighed 3: Undgå at oprette fravær
Hvis man ikke ønsker at registrere fravær i Smartplan, findes der en alternativ måde at undgå timebalancen bliver påvirket. Du kan enten oprette vagter for medarbejderen, eller du kan tilføje en kompensation til medarbejderens timebalance.
For at sørge for timebalancen forbliver upåvirket, skal længden på vagten eller kompensationen, beregnes ud fra medarbejderens norm. Hvis medarbejderen f.eks. har en månedligt norm på 160 timer, og der er 20 arbejdsdage i den måned, skal den vagt du opretter eller den kompensation du opretter, være på 8 timer (160 timer / 20 dage) for hver fraværsdag. Dette er naturligvis helt op til dig, hvordan du ønsker at gøre.
Hvis du vælger at oprette vagter for at imødekomme normen, skal du ikke redigere timerne efterfølgende eller markere vagten som fraværende. Det skyldes måden vi udregner det på, skal følge de afholdte timer. Ergo er det vigtigt, at timerne bliver registreret som afholdte.
Planlagte timer minus norm
Her bliver timebalancen udregnet, baseret på de planlagte timer in vagtplanen, og altså ikke de faktiske afholdte timer.
Mulighed 1: Opret fraværet uden kompensation
Du kan selv bestemme om du vil registrere fraværet i Smartplan. Dog er det vigtigt, at du på forhånd har oprettet vagterne for medarbejderen, på de dage vedkommende er fraværende. Det skyldes at de afholdte timer fungerer som base, da timerne skal trækkes fra. Så hvis du ikke har oprettet vagterne endnu, skal de først oprettes for medarbejderen, før du kan gøre mere. Det er også vigtigt, at vagtens længde skal være samme længde som en normal arbejdsdag.
Når du opretter fraværet, kan du vælge imellem de to første indstillinger her. Det er helt op til dig, hvilken en du ønsker at anvende:
Det eneste du skal være opmærksom på, er at undlade at slette medarbejderens vagt i perioden. Hvis vagten skal tages af en anden medarbejder, bør du oprette en ny vagt i stedet for at slette vagten.
Eksempel:
Josefine har en ugentligt norm på 30 timer, og arbejder normalt fra mandag til fredag. Næste uge er det helligdag om fredagen. Du ønsker ikke at hendes timebalance bliver påvirket negativt, fordi hun ikke arbejder på fredag. Derfor skal du oprette en vagt i vagtplanen på fredag, med en længde på 6 timer. (1/5 af hendes ugentlige norm). Efterfølgende opretter du fraværet med fraværstypen "Helligdag" for de 6 timer på fredag. Her vælger du, at vagten ikke skal udløse timer. På denne måde vil timebalancen ikke blive negativt påvirket, da timebalancen er indstillet til at tage højde for de planlagte timer. Når vagten angives som 0 timer, vil det derfor ikke have nogen effekt på medarbejderens timebalance.
Mulighed 2: Kombinér fravær og kompensation
Hvis du ikke ønsker både at oprette en ny vagt og oprette fravær for medarbejderen, kan du sagtens nøjes med kun at oprette fraværet.
Først skal du blot oprette fraværet, som vist i første mulighed, men altså ikke oprette en vagt i perioden. Da der ikke vil være en vagt i vagtplanen, vil medarbejderen derfor ikke nå sin ugentlige norm. På den måde vil timebalancen altså blive negativt påvirket.
For at rette dette, skal du derfor manuelt tilføje timerne til timebalancen med en kompensation. Kompensationen kan udregnes ved hjælp af medarbejderens norm. (Se eksemplet ovenover).
Mulighed 3: Undgå at oprette fravær
Hvis man ikke ønsker at registrere fravær i Smartplan, findes der en alternativ måde at undgå timebalancen bliver påvirket. Du kan enten oprette vagter for medarbejderen eller du kan tilføje en kompensation til medarbejderens timebalance.
For at sørge for timebalancen forbliver upåvirket, skal længden på vagten eller kompensationen, beregnes ud fra medarbejderens norm. Hvis medarbejderen f.eks. har en månedligt norm på 160 timer, og der er 20 arbejdsdage i den måned, skal den vagt du opretter eller den kompensation du opretter, være på 8 timer (160 timer / 20 dage) for hver fraværsdag. Dette er naturligvis helt op til dig, hvordan du ønsker at gøre.
Afholdte timer minus planlagte timer
I dette scenarie, har timebalancen ikke en specifik norm tilknyttet. Timebalancen er i stedet udregnet fra medarbejderens planlagte timer og medarbejderens faktiske afholdte timer.
Mulighed 1: Undgå at oprette vagter
For at undgå at timebalancen bliver negativt påvirket, kan du helt simpelt, undgå at oprette vagter i perioden medarbejderen er fraværende. Hvis medarbejderen allerede har vagter i fraværsperioden, kan du blot slette vagterne. På den måde vil timebalancen ikke blive påvirket, da der ikke er nogle planlagte vagter i vagtplanen og ingen afholdte vagter registreret i perioden.
Mulighed 2: Opret vagter
Hvis du gerne vil oprette vagter for din medarbejdere selvom de er fraværende, kan du sagtens gøre det. Hvis du derefter ikke redigere de afholdte vagter, vil de afholdte timer passe med de planlagte timer og timebalancen vil dermed ikke påvirkes.
Hvis du gerne vil registrere fraværet i Smartplan udover at oprette vagten, kan du også sagtens gøre det. Når du har oprettet vagten kan du blot oprette fraværet for medarbejderen. Når du opretter fraværet skal du bare huske at sætte vagten skal udløse timer:
På den måde vil timerne blive registreret, og fraværet vil ikke påvirke timebalancen negativt.
Kombinationen af fravær og timebalance kan hurtigt blive uoverskuelig og måske svært at sætte sig ind i. Det har vi fuld forståelse for, så du må endelig ikke tøve med at kontakte Smartplan Support, hvis du oplever udfordringer eller behøver hjælp til at forstå de forskellige indstillinger.