Sådan fungerer vagtbytte

I Smartplan kan medarbejderne bytte vagter med hinanden, og dette kan hurtigt klares på enten en computer eller i Smartplan appen.

Administratoren på kontoen kan indstille om vagtbytte skal godkendes af en administrator eller ej. Det betyder, at et vagtbytte kan gå igennem uden inddragelse af administrator. Du kan læse mere information omkring dette i manualen her.


I denne guide finder du følgende:


Opsæt notifikationer for vagtbytte

Hvis du vil være sikker på at få besked omkring vagtbytte, som er relevant for dig, kan du tjekke, at dine notifikationsindstillinger er indstillet korrekt.


Du finder dine notifikationsindstillinger under Indstillinger > Notifikationsindstillinger. Herinde kan du tjekke, om du har sat flueben ved "Vagtbytte aktivitet":

På samme side kan du også finde indstillinger for, hvad og hvordan du vil modtage dine notifikationer. Læs mere her.


Sådan fungerer vagtbytte i vagtplanen

Hvis du ønsker at foretage et vagtbytte, skal du blot trykke på den vagt, du gerne vil bytte. Herefter vil følgende muligheder vise sig:

Du kan nu vælge imellem "Overdrag vagt" eller "Afsæt vagt".


I det følgende vil vi gennemgå muligheden "Overdrag vagt".


Når du har trykket på "Overdrag vagt", skal du nu vælge den person, du ønsker at overdrage vagten til:

I ovenstående eksempel vælger vi at overdrage vagten til Sarah, og bekræfter dette ved at trykke "Overdrag vagt".


Når dette er gjort, bliver der sendt en invitation til Sarah, så hun kan acceptere vagtbyttet. Vagtbyttet går derfor ikke igennem med det samme, da din kollega og eventuelt en administrator, skal godkende det først.


Dette bliver synligt, hvis man trykker på den vagt, vi har ønsket at overdrage til en anden medarbejder:

Her fremgår det både at vagtbyttet venter på svar, hvor man kan se, at det er Sarah og en administrator, der mangler at godkende vagtbyttet, inden det er fuldført.


Den samme oversigt er ligeledes tilgængelig i brugerens egen profil: I oversigten "Dine vagter" kan du under sektionen "Udgående vagter" holde øje med status på dine vagtbytteanmodninger. Du kan se dette her:


Overfør vagt via brugerprofil

Udover at lave vagtbytte direkte i jeres vagtplan, kan du ligeledes igangsætte et vagtbytte fra din egen brugerprofil - både i browseren og i appen.


I din brugerprofil kan du klikke på den vagt, som du ønsker at overdrage til nogen, direkte fra oversigten "Dine kommende vagter". Her ønsker jeg at bytte vagten d. 18. september:

Du bliver derved ført direkte til den respektive dag i jeres vagtplan. Nu kan du anmode om vagtbytte præcis som beskrevet i afsnittet "Sådan fungerer vagtbytte i vagtplanen".



Bekræft eller afvis vagtbytteanmodninger

Et vagtbytte foregår altid mellem to aktive brugere; en person, der ønsker at bytte deres vagt væk og en person, der overtager denne vagt. I det følgende vil vi vise, hvordan vagtbyttemodtageren kan håndtere denne vagtbytteanmodning.


I dette eksempel har Anna anmodet Else om at tage hendes vagt. Denne anmodning bliver synliggjort gennem en notifikation, der viser sig i øverste menulinje under "Min profil":

Når du klikker på "Min profil" føres du til din profil. Her kan du se feltet "Indgående vagter", hvor du kan finde dine vagtbytteanmodninger. Her kan du se, hvilken vagt, der er tale om, og hvem der har sendt dig en anmodning.

I dette eksempel har Anna spurgt, om Else P kan tage vagten d. 18. oktober fra klokken 15:00-17:30. Yderst til højre kan du se, at man enten kan acceptere eller afvise dette vagtbytte.


Så snart Else P har klikket på "Accepter vagtbytte" vil anmodningens status ændre sig, og du vil kunne se, at der nu kun mangler godkendelse fra en administrator på jeres konto.

Brugeren, som har igangsat dette vagtbytte, får også samme opdatering. Herved kan de følge med i, at vagtbyttet kun mangler godkendelse fra en administrator inden at det er fuldført.


Note: Ovenstående er et eksempel på et vagtbytte, hvor der kræves administratorgodkendelse. Hvis I derimod (alt efter jeres indstillinger) har valgt, at der ikke behøves administratorgodkendelse for vagtbytte, så vil vagten overdrages med det samme at vagtbyttemodtageren har accepteret anmodningen. Denne ændring vil så være tydelig i den pågældende vagtplan.


Anmodning om vagtovertagelse

Modtageren af en vagt kan også igangsætte et vagtbytte. Dette er dog kun muligt i en vagtplan, der allerede er offentliggjort.

Når du som bruger vælger en vagt i jeres vagtplan, og du klikker på denne, så vil følgende oversigt blive synlig:

I dette eksempel vil Else gerne overtage en vagt fra Amanda d. 15. september.


For at anmode om at tage denne vagt, skal der trykkes på "Anmod om vagt":

Efter at have sendt denne anmodning til Amanda, vil Else både kunne se status på denne anmodning i vagtplanen og i hendes egen profil.


I vagtplanen:

I profilen ser det således ud:

For at godkende denne anmodning, skal man følge samme procedure som beskrevet i afsnittet over, hvor man ønsker at afsætte sin vagt.



Sæt en vagt som ledig

I nogle tilfælde ønsker en medarbejder måske at afsætte sin vagt, men uden at de har en bestemt medarbejder i tankerne til at overtage denne. Her er det muligt at sætte vagten som ledig.


I dette eksempel ønsker Else at gøre hendes vagt ledig:

Når der er klikket på "Afsæt vagt" skal dette godkendes igen. Dette gøres ved at klikke på "Ja tak, lad en anden vage vagten", som er markeret herunder.

Efter dette vil både Else og hendes kollegaer kunne se i vagtplanen, at Else ønsker at afsætte sin vagt. Dette bliver synligt ved det lille blå ikon, som ses i højre hjørne af Elses vagt. Dette betyder, at de andre medarbejdere kan tage denne ledige vagt:

Når Elses kollegaer åbner deres vagtplan og klikker på vagten med det blå ikon, vil de kunne se, at det er muligt at tage denne vagt. Dette gøres ved at klikke på "Tag vagt":

For at opsummere:

Både ved vagtbytte og når man sætter sin vagt ledig, gælder princippet om, at man først har fået byttet sin vagt, når denne anmodning er accepteret af vagtbyttemodtageren og eventuelt en administrator - eller i tilfælde af vagter der er sat som ledige, er blevet overtaget af en anden medarbejer. Indtil dette vil medarbejderen med vagtbytte-ønske stå som ansvarlig for den pågældende vagt. Først når alle parter er enige, vil vagten blive tildelt den vagtbytte-modtageren.


Kontakt os hvis du har nogle sprøgsmål

Skriv endelig til os, hvis du har spørgsmål til, hvordan man håndterer vagtbytte.


Du kan kontakte os via chatten på din Smartplan-konto eller ved at sende en mail til support@smartplan.dk

Besvarede dette dit spørgsmål? Tak for din feedback Der opstod et problem med at gemme din feedback. Prøv igen senere.

Relaterede artikler