Sådan håndterer du et vagtbytte

I Smartplan har medarbejdere mulighed for at bytte vagter med hinanden. Denne funktion er god at have hvis der eksempelvis er en medarbejder som ikke kan arbejde alligevel. Medarbejdere har derfor muligheden for at bytte vagter internt, så vagtplanen kan gå op.

Hvis du er interesseret i at læse mere om hvordan et vagtbytte mellem medarbejdere fungerer, kan du læse om det i denne artikel her.

I denne artikel vil vi gennemgå følgende:

• Indstillinger for vagtbytte
• Godkend et vagtbytte via PC
• Godkend et vagtbytte i mobilappen
• Vagtbytte overblik og historik

Indstillinger for vagtbytte

Som administrator kan du via indstillingerne selv bestemme hvor meget kontrol du vil have over et vagtbytte mellem dine medarbejdere. Du finder blot menupunktet "Indstillinger -> "Smartplan Indstillinger" -> "Vagtbytte". Her kan du vælge mellem følgende indstillinger:

• Vagtbytte skal godkendes af en administrator
• Godkendelse ikke nødvendig for ledige vagter (indstillingen er kun synlig, hvis du har valgt, at vagtbytte skal godkendes af en administrator)
• Medarbejdere skal ikke kunne bytte vagter

Når du har indstillet dine præferencer, klikker du på "Gem indstillinger".

Derudover kan du som admin angive hvilken type vagtbytte, som du ønsker at få notifikationer om på din konto. Vil du for eksempel have besked om alt vagtbytte, der forekommer, eller har du kun ansvar for enkelte jobtyper eller arbejdsområder? Så kan du vælge kun at få besked om vagtbytte inden for disse områder.

Du kan læse mere om hvordan du indstiller dine notifikationer lige her.

Godkend et vagtbytte via pc

Hvis din konto er indstillet til at kræve godkendelse fra en administrator, inden et vagtbytte kan finde sted, får du besked om ny vagtbytteaktivitet i øverste højre hjørne (klokke-ikonet). Her kan du se hvilke medarbejdere, der er involveret i vagtbyttet og ligeledes hvilken vagt og vagtplan, det drejer sig om:

Du kan godkende eller afvise vagtbyttet direkte i notifikationsoversigten. Hvis du godkender vagtbyttet vil dette registreres øjeblikkeligt, og du vil nu kunne se, at vagtbyttet både er godkendt af dig som admin og Else P, som var den medarbejder, der skulle overtage vagten:

Du kan ligeledes godkende og afvise vagtbytte-anmodninger under den respektive medarbejders profil eller i den pågældende vagtplan. Dette uddybes nedenfor.

Håndtering af vagtbytte fra medarbejderens profil

Når du klikker ind på "Medarbejdere" i øverste menulinje, kan du vælge den medarbejder, hvis vagter du ønsker at få overblik over. Inde på medarbejderens profil kan du se, om der er nogle vagtbytte-anmodninger, som mangler godkendelse af en administrator. Dette kunne se sådan her ud:

I Smartplan skelnes der mellem "indgående vagter" og "udgående vagter" i medarbejderens profil. I dette tilfælde kan du se, at Anna C har tilbudt at tage en vagt fra vagtplanen. Her kan jeg vælge at godkende eller afvise denne anmodning.

Håndtering af vagtbytte i vagtplanen

Du kan også håndtere et vagtbytte direkte i vagtplanen. Dette kan du gøre ved at trykke ind på en vagt i en frigivet vagtplan, hvorefter du får et oversigt over dagens vagter. I dette tilfælde kan du som admin se, at et vagtbytte d. 1 september mangler godkendelse.

Hvis du klikker på "Vagtbytte afventer admin godkendelse", vil du have mulighed for enten at "godkende" eller "afvise" vagtbyttet.

Godkend et vagtbytte i mobilappen

I forlængelse af, hvordan du håndterer vagtbytte i via PC, har du også mulighed for at godkende eller afvise anmodninger om vagtbytte direkte fra Smartplan appen.

Når du åbner appen som admin, bliver du gjort opmærksom på anmodningen om vagtbytte via punktet "Medarbejdere" nederst i menulinjen. Klikker du på punktet "Medarbejdere", vil du kunne se, at én eller flere handlinger mangler din godkendelse.

Klikker du herefter på "1 handling afventer din godkendelse", kan du se, hvem der ønsker at lave et vagtbytte, og hvilken vagt det drejer sig om. Herefter kan du vælge, om du vil godkende eller afvise vagtbyttet.

Vagtbytte overblik og historik

Hvis du er logget ind som administrator i Smartplan på computeren, har du mulighed for at se en overblik over kontoens vagtbytte historik.

Du kan enten tilgå vagtbytte historikken direkte, når du får en notifikation omkring vagtbytte. Dette er dog kun muligt via computeren. Derudover kan du også tilgå historikken over vagtbytten via dine Indstillinger.

Når du har trykket på "vagtbytte" til venstre, kan du scrolle ned på siden og finde et overblik over alle de byttede vagter, der er foretaget på Smartplan kontoen.

Her kan du vælge, hvilken periode du gerne vil se historikken for. Du kan ligeledes vælge kun at se et overblik over byttede vagter for én bestemt medarbejder eller én bestemt jobtype. Dette kan du nemt filtrere i det to bjælker, der er placeret over historikken.

I overblikket kan du se, hvilken dato vagtbyttet fandt sted, hvem der gav og fik vagten, hvilken vagt byttet drejede sig om og hvem, der godkendte vagtbyttet.

Når du kigger på historikken over vagtbytte, kan du skelne mellem to typer, hvilket er illustreret på billedet ovenfor - gennem eksempel 1 og 2.

1. I første eksempel står der, at vagtbyttet er godkendt af "dig", da jeg som administrator har gennemført overdragelsen af vagten fra Anna C til Hans torsdag d. 1 september. Hvis en anden administrator fra din Smartplan konto havde overdraget en vagt fra én medarbejder til en anden, ville denne administrators navn fremgå.
2. I andet eksempel står der i under kolonnen "godkendt af", at både "dig" og "Else" har godkendt vagtbyttet. Dette betyder, at begge parter har godkendt det vagtbytte, som Anna C igangsatte. I og med at dette er et vagtbytte mellem to medarbejdere (Anna & Else), der ikke har rettigheder som administrator, kræver denne godkendelse af både modtageren af vagtbyttet og en admin.

Opsummerende giver historikken over vagtbytte altså dig og andre administratorer på Smartplan kontoen mulighed for at holde øje med gennemførte vagtbytte på tværs af alle medarbejdere på kontoen.