Intro: Brugervenlig og overskuelig fraværshåndtering i Smartplan

Når du skal lave dine vagtplaner samtidig med, at du også skal holde styr på alle hverdagens gøremål, kan du hurtigt miste overblik over, hvilke medarbejdere du har til rådighed. I denne artikel gennemgår vi, hvordan Smartplan kan hjælpe dig med at bevare overblikket.

Når dine vagtplaner møder virkeligheden, er pludseligt fravær en af de ting, som potentielt set kan skabe kaos i din oprindelige planlægning. Fravær kan opstå i mange forskellige former, såsom:

• Sygdom
• Ferie
• Afspadsering
• Akutte situationer i familien
• Osv.

Hvis du vælger at lave din vagtplanlægning i Smartplan, vil det i langt de fleste tilfælde også give mening at håndtere fravær i systemet. På denne måde vil du have alle informationer samlet et sted, og du kan tage højde for fraværet, når du laver dine vagtplaner. Ved at oprette fravær i Smartplan og vise det i dine vagtplaner, vil hele dit team altid være opdateret på, hvem der er på arbejde, og hvem der er fraværende.

Lad os se nærmere på, hvordan fravær håndteres i Smartplan.

Fraværskalenderen

Vi har valgt at vise alt fravær inde i en kalender, da vi mener, at det vil give dig det bedst mulige overblik over fravær på jeres konto. Det gør det nemt for dig at se, hvilke perioder der er mange fraværende medarbejdere i, og du kan derfor blive ekstra opmærksom på disse. Det er også en god måde at sikre, at ferieperioderne bliver ligeligt fordelt mellem dine medarbejdere. Du finder fraværskalenderen i menupunktet "Ferie & fravær" i menuen.

Både administratorer og almindelige brugere kan oprette fravær, og alle disse fravær vil blive vist i kalenderen. Den eneste forskel er, at når en almindelig bruger opretter fravær, vil det blive vist som en anmodning, som afventer godkendelse. Det vil sige, at en administrator skal godkende anmodningen, før fraværet er gyldigt.

Hvert fravær er oprettet med en fraværstype, så du kan holde øje med, hvilke slags fravær der er tale om for dine medarbejdere. Du kan selv oprette nye personlige fraværstyper, hvis I har behov for dette.

Sådan hænger fravær sammen med resten af systemet

Det, der er smart ved fraværssystemet, udover at det giver dig et simpelt overblik, er, at det også hænger sammen med dine vagtplaner. Og hvad betyder det så helt præcist? Når du opretter fravær, tjekker Smartplan, om medarbejderne har nogle vagter i dine vagtplaner i fraværsperioden. Hvis det er tilfældet, kan du med et enkelt klik vælge, hvad der skal ske med disse vagter:

Samtidig har du også mulighed for at få vist fravær i vagtplanen. Det kan være en stor hjælp, hvis du får brug for at tilpasse din vagtplan på grund af fraværet. Godkendt fravær vil fremgå øverst på dagene i vagtplanen. Og hvis du ønsker at give den fraværende medarbejders vagt til en anden person, vil Smartplan fortælle dig, hvem der er til rådighed i tidsperioden:

Det minimerer chancen for, at du ved en fejl får tildelt en vagt til en fraværende medarbejder.

Hold styr på en bestemt type fravær med vores feriekonto

Feriekontoen er en funktion, som fungerer sammen med fraværet. Den giver dig mulighed for at vælge en fraværstype, hvorefter du kan se, hvor mange fraværsdage medarbejderne har med denne type i løbet af et år. De fleste af vores kunder bruger denne funktion til at holde styr på medarbejdernes feriedage, da de så hurtigt kan finde ud af, hvor mange feriedage medarbejderne har til rådighed resten af året.

Såfremt dette er interessant for dig, kan du læse mere om det i denne artikel: Feriekonto.