Sådan tilføjer du fravær for dine medarbejdere

I denne artikel vil vi omhyggeligt gennemgå, hvordan du kan oprette fravær for dine medarbejdere.

Hvis du fortsætter med at læse, kan du lære, hvordan du opretter fravær gennem:

• En medarbejders profil - enten i en browser eller i appen
• Fraværskalenderen i en browser
• Fraværskalenderen i Smartplan appen

Opret fravær for dine medarbejdere

I nedenstående vil vi vise dig, hvordan du som administrator kan oprette fravær på vegne af dine medarbejdere. Dette kan gøres på to forskellige måder: Enten via medarbejderens profil eller ved at tilføje fravær i fraværskalenderen.

Fordelen ved at oprette fravær direkte via medarbejderens profil er, at du på profilen kan få et hurtigt overblik over alt godkendt og afvist fravær for medarbejderen. På den anden side kan du hurtigt miste overblik på denne måde, hvis du ønsker at tilføje fravær for flere forskellige medarbejdere. I så fald kan fraværskalenderen eventuelt være en bedre løsning for dig.

Uanset hvad du vælger, så vil fravær, som tilføjes af en administrator, automatisk blive godkendt og synligt.

Opret fravær via en medarbejders profil (Browser + Smartplan app)

Lad os se på, hvordan du kan oprette fravær for en specifik medarbejder gennem vedkommendes profil. Uanset om du er logget ind i en browser eller appen, skal du gå ind i menupunktet "Medarbejdere" og klikke på den pågældende medarbejder i listen:

Inde på medarbejderens profil klikker du på "Ferie & fravær" efterfulgt af "Tilføj fravær":

Du vil nu blive mødt at følgende side:

Her kan du specificere, hvilke dage fraværet skal strække sig over og, hvis nødvendigt, en tidsperiode for fraværet. Umiddelbart vil fraværet blive tilføjet for 24 timer. Men hvis du kun tilføjer fravær for en enkelt dag, kan du fjerne fluebenet ved "Heldagsbegivenhed" og definere et tidsinterval for fraværet.

Herefter skal du vælge en fraværstype for fraværet. Ferie og Sygdom er automatisk tilføjet på alle konti. Hvis du har behov for det, kan du derudover oprette jeres egne fraværstyper. I denne artikel kan du læse mere om, hvordan du opretter fraværstyper. Ved siden af den fraværstype, som anvendes i jeres feriekonto indstillinger, kan du også se, hvordan eventuelt nyt fravær påvirker feriekontoen.

Når du har tilføjet alt den nødvendige information, kan du klikke på "Se konsekvenser af fraværet". Hvis medarbejderen har vagter i den periode, fraværet strækker sig over, skal du vælge, hvad der skal ske med vagterne:

Det er muligt at vælge samme indstilling for alle de kommende vagter. Dog kan du også vælge, at enkelte vagter skal have andre indstillinger.

Du har mulighed for at vælge at:

• Gøre ingenting, vagterne udløser timer. Dette vil man typisk vælge, hvis medarbejderne stadig skal fremgå i selve vagtplanen, og medarbejderne samtidig også skal modtage løn for vagterne på trods af fraværet.
• Vagterne giver 0 timer. Dette vælges typisk, hvis medarbejderen stadig skal fremgå i vagtplanen, men vedkommende ikke skal modtage løn for vagterne.
• Sætte vagterne som ledige. Dette vil man typisk vælge, hvis medarbejderen ikke skal fremgå i vagtplanen længere, men man gerne vil have en anden medarbejder til at tage vagterne i stedet.
• Slette vagterne. Dette vælges typisk, hvis medarbejderen ikke længere skal fremgår i vagtplanen, og man heller ikke ønsker, at en anden medarbejder skal møde ind i stedet.

Såfremt du vælger at gøre ingenting, eller at vagterne giver 0 timer, har du samtidig mulighed for at vælge at tilføje nye ledige vagter i samme tidsrum. Det vil sige, at medarbejderen stadig fremgår i vagtplanen på trods af fraværet, og samtidig oprettes der nye vagter i samme tidsrum og med samme jobtyper, som en anden medarbejder så har mulighed for at tage.

I den fremhævede firkant på nedenstående billede, kan du ændre de generelle indstillinger for medarbejderens vagter under fraværet. Hvis nogle vagter skal adskille sig fra denne indstilling, kan du tilpasse dem ved at klikke på "Ret" på vagten:

Nederst på siden vil du kunne godkende fraværet, så ændringerne bliver synlige i "Timer & løn" og eventuelt også vagtplanen.

Fraværet vil også blive synligt under "Godkendt fravær" på medarbejderens profil:

Tilføj fravær i fraværskalenderen (Browser)

Du kan tilgå fraværskalenderen ved at klikke på "Ferie & fravær" i menuen.

Klik på "Tilføj fravær" og vælg den person, du ønsker at tilføje fravær for:

Når du har valgt en medarbejder, vil du se følgende:

Her kan du specificere, hvilke dage fraværet skal strække sig over og, hvis nødvendigt, en tidsperiode for fraværet. Umiddelbart vil fraværet blive tilføjet for 24 timer. Men hvis du kun tilføjer fravær for en enkelt dag, kan du fjerne fluebenet ved "Heldagsbegivenhed" og definere et tidsinterval for fraværet.

Herefter skal du vælge en fraværstype for fraværet. "Ferie" og "Sygdom" er automatisk tilføjet på alle konti. Hvis du har behov for det, kan du derudover oprette jeres egne fraværstyper. I denne artikel kan du læse mere om, hvordan du opretter fraværstyper. Ved siden af den fraværstype, som anvendes i jeres feriekonto indstillinger, kan du også se, hvordan eventuelt nyt fravær påvirker feriekontoen.

Når du har tilføjet alt den nødvendige information, kan du klikke på "Se konsekvenser af fraværet". Hvis medarbejderen har vagter i den periode, fraværet strækker sig over, skal du vælge, hvad der skal ske med vagterne:

Det er muligt at vælge samme indstilling for alle de kommende vagter. Dog kan du også vælge, at enkelte vagter skal have andre indstillinger.

Du har mulighed for at vælge at:

• Gøre ingenting, vagterne udløser timer. Dette vil man typisk vælge, hvis medarbejderne stadig skal fremgå i selve vagtplanen, og medarbejderne samtidig også skal modtage løn for vagterne på trods af fraværet.
• Vagterne giver 0 timer. Dette vælges typisk, hvis medarbejderen stadig skal fremgå i vagtplanen, men vedkommende ikke skal modtage løn for vagterne.
• Sætte vagterne som ledige. Dette vil man typisk vælge, hvis medarbejderen ikke skal fremgå i vagtplanen længere, men man gerne vil have en anden medarbejder til at tage vagterne i stedet.
• Slette vagterne. Dette vælges typisk, hvis medarbejderen ikke længere skal fremgår i vagtplanen, og man heller ikke ønsker, at en anden medarbejder skal møde ind i stedet.

Såfremt du vælger at gøre ingenting, eller at vagterne giver 0 timer, har du samtidig mulighed for at vælge at tilføje nye ledige vagter i samme tidsrum. Det vil sige, at medarbejderen stadig fremgår i vagtplanen på trods af fraværet, og samtidig oprettes der nye vagter i samme tidsrum og med samme jobtyper, som en anden medarbejder så har mulighed for at tage.

I den fremhævede firkant på nedenstående billede, kan du ændre de generelle indstillinger for medarbejderens vagter under fraværet. Hvis nogle vagter skal adskille sig fra denne indstilling, kan du tilpasse dem ved at klikke på "Ret" på vagten:

Nederst på siden vil du kunne godkende fraværet, så ændringerne bliver synlige i "Timer & løn" og eventuelt også vagtplanen.

Fraværet vil også blive synligt i fraværskalenderen:

Tilføj fravær i fraværskalenderen (Smartplan app)

Du kan også oprette fravær for dine medarbejdere via fraværskalenderen i Smartplan appen.

Når du har åbnet appen, kan du i menulinjen nederst trykke på "Medarbejdere" og derefter "Fravær" øverst i højre hjørne, så du kan se fraværskalenderen.

For at oprette nyt fravær for en medarbejder, klikker du blot på plus ikonet øverst i venstre hjørne.

Vælg først den rette medarbejder og vælg derefter, hvilken periode fraværet skal strække sig over. Her skal du angive en startdato og en slutdato. Bemærk, at appen som standardindstilling vil slå knappen "Heldagsbegivenhed" til. Det betyder, at fraværet vil vare 24 timer.

Skal medarbejderen kun være fraværende i enkelte timer eller en halv dag, har du også mulighed for at indsætte et bestemt tidsrum, hvor medarbejderen skal registreres som fraværende. Det kan kun gøres, hvis du slår knappen "Heldagsbegivenhed" fra. Herefter har du mulighed for at angive et start- og sluttidspunkt for fraværet.

Dernæst skal du vælge fraværstypen. Det kunne eksempelvis være ferie eller sygdom. Har du brug for at oprette en anden type fravær til din Smartplan konto, kan du sagtens selv tilføje en ny, personlig fraværstype.

Du kan læse mere om, hvordan du opretter nye fraværstyper i denne artikel.

Inden du opretter fraværet til fraværskalenderen, kan du skrive en note til fraværet. Noten vil være synlig for dig som administrator på kontoen og vedkommende, som fraværet registreres for.

Du kan også se din medarbejders feriekonto, hvis du opretter fravær med "Ferie" som fraværstypen. Feriekontoen er til for at minde dig om hvor mange dages registreret ferie medarbejderen har indtil videre. På billedet ovenover kan du f.eks. se at medarbejderen har 5/30 dage registreret ferie for ferieåret.

Du kan læse mere om hvordan feriekontoen fungerer i denne artikel.

Når du er færdig med at opsætte ferie-eller fraværsperioden, skal du vælge "Se konsekvenser af fravær".

Nu vil du kunne se en oversigt over de vagter, som medarbejderen har i den pågældende periode. Her skal du beslutte, hvad der skal ske med vagterne, når medarbejderen er fraværende.

Det er muligt at vælge samme indstilling for alle de kommende vagter. Dog kan du også vælge, at enkelte vagter skal have andre indstillinger.

Du har mulighed for at vælge at:

• Gøre ingenting, vagterne udløser timer. Dette vil man typisk vælge, hvis medarbejderne stadig skal fremgå i selve vagtplanen, og medarbejderne samtidig også skal modtage løn for vagterne på trods af fraværet.
• Vagterne giver 0 timer. Dette vælges typisk, hvis medarbejderen stadig skal fremgå i vagtplanen, men vedkommende ikke skal modtage løn for vagterne.
• Sætte vagterne som ledige. Dette vil man typisk vælge, hvis medarbejderen ikke skal fremgå i vagtplanen længere, men man gerne vil have en anden medarbejder til at tage vagterne i stedet.
• Slette vagterne. Dette vælges typisk, hvis medarbejderen ikke længere skal fremgår i vagtplanen, og man heller ikke ønsker, at en anden medarbejder skal møde ind i stedet.

Såfremt du vælger at gøre ingenting, eller at vagterne giver 0 timer, har du samtidig mulighed for at vælge at tilføje nye ledige vagter i samme tidsrum. Det vil sige, at medarbejderen stadig fremgår i vagtplanen på trods af fraværet, og samtidig oprettes der nye vagter i samme tidsrum og med samme jobtyper, som en anden medarbejder så har mulighed for at tage.

Når du skal redigere vagterne, kan du enten redigere dem alle på én gang eller enkeltvis.

Så snart du er færdig med at redigere i vagterne, kan du trykke på "Opret fravær". Nu vil fraværet for den pågældende medarbejder være synligt i fraværskalenderen.

Som det er vist på billedet ovenfor, vil du som udgangspunkt få et overblik over antallet af medarbejdere, der er fraværende de pågældende dage i måneden. Hvis du klikker på en dag i kalenderen, kan du se, hvilke medarbejdere der er oprettet fravær for.