Feriekontoen

Feriekontoen hjælper dig med at holde styr på antallet af dage, dine medarbejdere har en bestemt fraværstype. Den hjælper dig også med at holde styr på, om antallet af dage overskrider en defineret grænse. Det er helt op til dig selv, hvorvidt feriekontoen skal aktiveres på jeres konto.

Selvom feriekontoen i teorien er designet til at holde styr på dine medarbejderes tilladte feriedage, er den designet på en måde, som gør, at du kan holde styr på hvilken som helst fraværstype, du ønsker.

Vær dog opmærksom på, at det kun er hele fraværsdage, som medregnes. Timebaseret fravær inkluderes ikke i balancen.

Opsætning af feriekontoen

For at aktivere feriekontoen på jeres Smartplan konto skal du gå til "Indstillinger" -> "Smartplan Indstillinger" -> "Ferie og Fravær" og sætte flueben i boksen:

Indstillinger

Derefter kan du tage et kig på de tilgængelige indstillinger:

Perioden, som fraværet skal tælles for, er ferieåret. Året behøver ikke nødvendigvis være fra 1. januar til 31. december. Du kan frit vælge en startdato for ferieåret, og så løber året 12 måneder fra den dato. Det betyder, at du eksempelvis kan vælge en periode fra september til august for at følge den danske ferielov.

Som nævnt ovenfor kan du vælge, hvilken fraværstype der skal påvirke feriekontoen. Det kan være fraværstypen "Ferie", eller det kan være en af dine egne brugerdefinerede fraværstyper, hvis du i stedet ønsker det.

De efterfølgende to indstillinger omhandler helligdage og weekender. Dette er ofte dage, hvor medarbejderne alligevel ikke skal arbejde, og derfor vælger du selv, hvorvidt fravær på disse dage skal påvirke medarbejdernes feriekonti. Hvis du for eksempel vælger, at fravær på søndage ikke skal inkluderes, og du så tilføjer en uges fravær for en medarbejder, vil der kun blive tilføjet seks dages fravær til feriekontoen.

Endelig har du en indstilling angående synlighed. Medarbejderne vil normalt have mulighed for at se deres egen feriekonto på deres profiler samt, når de opretter fraværsønsker. Men hvis du i stedet ønsker, at det kun er administratorerne på kontoen, som skal kunne se medarbejdernes feriekonti, kan du også vælge det i stedet. I så fald vil medarbejderne ikke kunne se deres egen konto.

Feriegrænser

Nederst på fraværssiden har du mulighed for at tilføje tilladte grænser for hver af dine medarbejdere.

Du klikker blot på "Angiv grænse", tilføjer den aftalte grænse og gemmer ændringerne:

Så snart der registreres fravær med den valgte type, vil det automatisk blive opdateret i denne tabel. Godkendt fravær, som er afholdt, ligger i kolonnen "Afholdt ferie", mens fremtidige planlagte feriedage ligger i kolonnen "Fremtidig ferie".

Vælger du ikke at angive en grænse for en medarbejder, vil denne balance blot vise et 0.

Sådan følger du medarbejdernes feriekonti

Feriekontoen er synlig flere forskellige steder i systemet. Feriebalancen for hver medarbejder inkluderer altid både afholdt og fremtidigt fravær.

Hvis du vil se, hvor mange feriedage en bestemt person har enten afholdt eller planlagt i løbet af ferieåret, skal du kigge i tabellen nederst på siden "Ferie og Fravær" i indstillingerne. Her får du det mest detaljerede overblik over dine medarbejderes feriekonti (se ovenstående afsnit).

Ønsker du i stedet et hurtigt overblik over alle dine medarbejderes feriekonti uden at skulle ind i indstillingerne, kan du gå til menupunktet "Medarbejdere". Den detaljerede medarbejderoversigt, viser dig alle medarbejdernes feriekonti:

Feriekontoen er selvfølgelig også synlig på medarbejdernes profilsider. Her findes de under menupunktet "Ferie & fravær":

Feriekontoen fortæller ikke specifikt, hvor mange feriedage dine medarbejdere har tilbage i ferieåret. Men det betyder ikke, at du skal sidde og regne det ud selv, hver gang du eller dine medarbejdere opretter fravær.

Når fravær oprettes, opdaterer Smartplan automatisk balancen baseret på den fraværsperiode, du vælger:

Overskrides den tilladte grænsen, fremhæves dette med rød.

Denne funktion er også tilgængelig, når dine medarbejdere opretter fravær. Men det selvfølgelig kun, hvis du har givet medarbejderne tilladelse til at kunne se deres egne fraværskonti inde i indstillingerne.