Intro: Komplet og simpelt overblik over din kontos data

I denne introduktionsartikel gennemgår vi en væsentlig del af Smartplan, nemlig "Timer & løn". Her kan du tjekke, redigere og eksportere dine medarbejderes timer, fravær og løn.

Menupunktet "Timer & løn" er det sted, hvor stort set alt din kontos data fremgår i en samlet oversigt. Hver en lille ændring til dine medarbejderes timer er gemt og dokumenteret her. Det sikrer, at du kan trække korrekte rapporter ud, og du kan samtidig stole på, at jeres data er korrekt, når du skal køre løn hver måned. Det er også her, du selv kan redigere dine medarbejderes mødetider, og du kan også vælge at godkende eller afvise ændringer, som medarbejderne selv har lavet.

Så lad os komme i gang med at se på, hvordan det hele virker.

Tabellens indhold

Lad os starte med at fokusere på den øverste del af Timer & løn.

Du bestemmer, hvilket data du vil have vist. I venstre side kan du vælge, hvilken periode du gerne vil se timer for, og i højre side kan du vælge, hvilke vagtplaner der skal inkluderes i dit opslag.

Når du har gjort det, vil du få vist en tabel. Kolonnen yderst til venstre viser alle de medarbejdere, der har registreret timer eller fravær i den valgte periode, i alfabetisk rækkefølge. I forhold til de resterende kolonner, vil nogle af dem altid være vist, mens du selv kan vælge, om andre skal fremgå (timebalancer & løn). Lad os gennemgå dem enkeltvis:

1. 'Timer ifølge vagtplan' er baseret på de vagter, som er oprettet i jeres vagtplaner. Så disse timer er, hvad der forventes, at medarbejderne vil arbejde i den valgte periode.

2. I den næste kolonne finder du 'Timer efter rettelser'. Her er de ændringer, som der er blevet lavet til dine medarbejderes mødetider, enten lagt til eller trukket fra de planlagte timer. Ændringer til den planlagte mødetid kan eksempelvis være:
   1. En person var fraværende, og en administrator har derfor markeret, at medarbejderen ikke mødte ind til vagten.
   2. En medarbejder arbejdede længere end planlagt og rettede derfor manuelt mødetiden til.
   3. En medarbejder anvendte stempeluret til at registrere mødetid i løbet af vagten.

3. Kolonnen 'Timebalancer' er valgfri. Her kan du se timebalancen for hver enkelt medarbejder. I denne kolonne kan du hurtigt se, om medarbejderen har arbejdet mere eller mindre end forventet. Præcis hvordan timebalancen udregnes afhænger af indstillingerne på din konto. Men de fleste af vores kunder opsætter en ugentlig eller månedlig norm, som mødetiden sammenlignes med.

   Du kan læse mere om denne funktion i vores kollektion om emnet: Timebalancer.

   
   

4. I kolonnen 'Løn' (valgfri) kan du få overblik over dine lønomkostninger for den valgte periode. Disse er baseret på timerne i kolonnen 'Timer efter rettelser'. Lønomkostningerne udregnes ud fra de opsætninger, du har lavet inde i Indstillinger -> Smartplan Indstillinger -> Løn. Det gode ved denne funktion er, at du kan lave et opslag for kommende vagter og på den måde få en indikation af, hvad dine lønomkostninger for den kommende periode vil være. Denne indikation vil være baseret på de planlagte vagter.

   Du kan læse mere om, hvordan du sætter lønindstillingerne op i denne kollektion.

   
   
5. Kolonnen yderst til højre viser dig, om dine medarbejdere har lavet ændringer til deres mødetider, og om eventuelle ændringer er blevet godkendt eller ej.
   1. Når feltet er tomt, har medarbejderen ikke lavet nogle ændringer til sine mødetider.
   2. Når feltet indeholder et rødt kryds, har medarbejderen lavet ændringer, og disse er ikke blevet godkendt af en administrator.
   3. Når feltet indeholder et grønt flueben, har medarbejderen lavet ændringer, og disse er blevet godkendt af en administrator. Det kan også betyde, at en administrator har lavet ændringer til mødetiden, og disse ændringer godkendes i så fald automatisk.

Nu kender du til de overordnede kolonner i tabellen. Men der er mere endnu. Af og til er det måske relevant for dig at se, hvordan disse timer udregnes, og måske vil du gerne have overblik over de individuelle vagter. Hvis du klikker på en række i tabellen, vil du kunne se alle medarbejderens vagter i den valgte periode:

Her har du også mulighed for at godkende eller afvise ændringer til specifikke vagter i stedet for at tage stilling til alle medarbejderens vagter på samme tid.

Eksporter data til videre brug

Det er ikke muligt at ændre på, hvordan jeres data vises i tabellen i Timer & løn. Så hvis du gerne vil fokusere på bestemte aspekter, eller hvis du eksempelvis ønsker at videresende timerne til din bogholder, kan det give mening at lave en fileksport.

I venstre side af Timer & løn ser du to forskellige muligheder i forhold til at eksportere dine medarbejderes timer eller løn. Ved at eksportere din Smartplan data til en fil, vil det blive mere håndterbart i forhold til eksempelvis din lønkørsel.

Hvis du vil eksportere timeoversigten, kan du klikke på 'Eksporter timer til Excel'. Excelfilen vil indeholde forskellige faner med eksempelvis dine medarbejderes planlagte og afholdte timer, fravær, timebalancer osv. Inde i Timer & løn er timerne udelukkende sorteret efter medarbejdere. Men hvis du vælger at eksportere til Excel, kan du eksempelvis også få timerne sorteret efter dage eller jobtyper.

Ved at klikke på "Kør løn for perioden" kan du køre løn til enten dit lønsystem eller en Excelfil. Lønfilen indeholder dine medarbejderes timer, løntyper og eventuelle tillæg samt lønsatser.

Hvis du vil lære mere om, hvordan du eksporterer dine medarbejderes timer, kan du med fordel tage et kig i vores andre manualer: Eksporter til Excel / Løneksport.