Intro: Komplet timeoverblik med præcis tidsregistrering

Lær, hvad Smartplans stempelur er, og hvordan du og din virksomhed kan drage fordel af at anvende det.

At holde styr på medarbejdernes mødetider er vigtigt for enhver virksomhedsejer. Måske er det et krav, at jeres medarbejderes mødetider er synlige og præcise, og ellers kan du måske blot personligt have gavn af at holde styr på det.

I Smartplan skelner vi mellem de planlagte timer (som fremgår i vagtplanen) og de afholdte timer (den konkrete mødetid). For at sikre at mødetiden registreres korrekt, har dine medarbejdere mulighed for at rette mødetiden, når deres vagt er slut. Men den sikreste og mest praktiske måde at holde styr på dine medarbejderes mødetid er ved at bruge Smartplans stempelur.

Stempeluret giver dine medarbejdere mulighed for at stemple ind og ud af deres vagter, og de kan samtidig også registrere deres pauser - altsammen på egen hånd. Begivenheder i stempeluret registreres på minuttet og opdateres med det samme på din Smartplan konto. Det kan for eksempel være brugbart, hvis du af og til holder styr på din virksomhed hjemmefra.

Hvis du gerne vil have fuld kontrol over tidsregistreringen, kan du endda gøre sådan, at medarbejderne ikke kan ændre i deres mødetid, når først den er blevet registreret af stempeluret.

Hvordan virker det?

Det er utrolig nemt at sætte stempeluret op. I kan enten bruge stempeluret i en browserversion på en enhed på arbejdspladsen, i Smartplan appen eller begge dele.

Hvis du ønsker, at tidsregisteringen skal forgå direkte på arbejdspladsen ved hjælp af en bestemt enhed såsom en computer eller tablet, kan du bruge browserversionen af stempeluret. Her har du et link, som du blot åbner i browseren på den enhed, du gerne vil benytte. Før medarbejderne kan anvende stempeluret, skal du udfylde en 6-cifret administrator pinkode. På den måde styrer du, hvorfra og hvornår dine medarbejdere kan anvende stempeluret. Derudover skal hver enkelt medarbejder indtaste deres egen 4-cifrede pinkode, når de skal bruge stempeluret. På den måde kan medarbejderne kun stemple ind til deres egne vagter.

Ønsker du at bruge browserversionen af stempeluret, kan du læse mere om opsætningen her.

Den anden mulighed er at bruge stempeluret i mobilappen. Det betyder, at medarbejderne kan stemple ind til deres vagter ved blot at bruge deres egne telefoner. Denne fleksible måde at registrere timer på er eksempelvis brugbar, hvis dine medarbejdere har dage, hvor de arbejder hjemmefra, eller hvis medarbejderne skal møde ind på forskellige lokationer. Det giver dem mulighed for at stemple ind og ud, der hvor de befinder sig. Dog skal du som administrator opsætte GPS områder, som medarbejderne skal være i, før de kan anvende stempeluret i appen.

Hvis du ønsker at bruge mobilversionen af stempeluret, kan du læse mere om opsætningen her.

Individuelle stempelur

Hvis du har oprettet flere forskellige lokationer og tilknyttet dine medarbejdere til disse, ønsker du måske også at dele stempeluret op.

I forhold til stempeluret i appen gør dette ikke den store forskel, da medarbejderne stempler direkte ind på deres vagter. Med anvender I stempeluret i en browser, vises alle medarbejdere og aktivitetshistorikken i stempeluret. Hvis du har delt dine medarbejdere op på lokationer, ønsker du måske, at disse informationer skjules.

Derfor oprettes der individuelle stempelurslinks for hver lokation, når du har tilknyttet medarbejderne til lokationer. På den måde kan du aktivere et stempelur på hver lokation, som kun indeholder medarbejderne for hver enkelt lokation:

Uanset hvilken opsætning du vælger, vil stempeluret sikre, at dine og dine medarbejderes timer registreres korrekt på minuttet. Resultatet af dette er, at dine medarbejderes overtidsarbejde eksempelvis vil være dokumenteret, og at din lønkørsel kan klares med ganske få klik.

Du kan altid få overblik over dine medarbejderes tidsregistreringer inde i menupunktet "Stempelur" samt "Timer & løn". Begge dele kan du læse mere om her.

Selvom du bruger lokationsspecifikke links til stempeluret, vil du kunne få overblik over tidsregistreringer for alle lokationer begge steder (såfremt du er administrator eller kontoejer). Superbrugere kan kun se data fra lokationer, hvor de har rettigheder til at rette mødetider.

Videre læsning

Hvis du ønsker at bruge vores stempelur, kan du med fordel også tage et kig på vores timebalance-funktion. Ved at anvende både stempeluret og timebalancerne, kan du sammenligne dine medarbejderes mødetider med en forudbestemt ugentlig eller månedlig norm. Det kan give dig en bedre forståelse for, hvordan tingene går i din virksomhed.

Det kan måske også være værdifuldt for dig at lære mere om "Timer & løn". Dette er stedet, hvor alt din data samles. Her gemmes og dokumenteres alle dine medarbejderes planlagte og afholdte timer.