Intro: Effektiv vagtplanlægning med vores alsidige planlægningsværktøj

I denne artikel vil vi gennemgå planlægningsværktøjets overordnede struktur samt introducere dig til fire forskellige planlægningsstrategier, som du kan vælge at følge, alt efter hvilket behov du har.

Vores primære formål her hos Smartplan er at gøre din vagtplanlægning så nem som overhovedet muligt. Du skal slippe for at bruge tid på gentagende, manuelt arbejde. Derfor har vi lavet et intuitivt planlægningsværktøj, som kan anvendes af forskellige sektorer i forskellige situationer.

Det basale

Det eneste, du skal gøre for at oprette en vagtplan i Smartplan, er at vælge den periode, som vagtplanen skal strække sig over. Når du opretter en ny vagtplan, vil den være under planlægning. Så længe vagtplanen er under planlægning, vil almindelige brugere (dine medarbejdere) ikke kunne tilgå vagtplanen. Du kan derfor lave din vagtplan i fred og ro.

Inde i planlægningsværktøjet vil du få vist et tomt skema, som indeholder de forskellige uger, din vagtplan strækker sig over. Horisontalt kan du se ugedagene, mens du vertikalt vil kunne se tidsrum på de forskellige dage. Her opretter du dine vagter. En vagt består altid af:

• Et start- og sluttidspunkt
• En jobtype
• En bemanding (vagten kan enten være ledig, eller du kan tildele den til en medarbejder på jeres konto)

Jobtyper er en måde, du kan adskille dine vagter på. De indikerer en arbejdsopgave eller en kompetence, som dine medarbejdere skal kunne besidde for at dække vagten. Du kan tilføje lige præcis de jobtyper, som du ønsker. Derudover kan du tilføje en eller flere jobtyper til hver medarbejder, og medarbejderne kan så kun tage de vagter, som de har jobtyperne til at dække.

Når der oprettes flere vagter på samme dag, vil vagterne stå opført i kronologisk rækkefølge baseret på deres starttidspunkter. Vagter, som har præcis samme start- og sluttidspunkt, vil stå i samme tidsrum på denne dag. Dette giver dig et bedre overblik samt mulighed for at redigere flere vagter på samme tid:

Vil du lære mere om, hvordan du opretter vagter? Så tag et kig i denne artikel.

I højre side af planlægningsværktøjet kan du holde øje med, hvor mange timer du har oprettet og tildelt til dine medarbejdere i hvert enkelt uge i vagtplanen:

Optimer din vagtplanlægning med vores brugervenlige værktøjer

Når du laver dine vagtplaner, er der flere forskellige værktøjer, som du kan anvende for at lave din planlægning hurtigere, og samtidig minimerer du risikoen for at lave fejl.

Du kan anvende disse funktioner på lige præcis den måde, du ønsker:

• Skabelonen: Gentager dit bemandingsbehov sig igen og igen? I så fald vil skabelonfunktionen kunne spare dig en masse tid og klik. Du kan spare tid på at lave din nuværende vagtplan, da alt, hvad du opretter i skabelonen, automatisk kopieres over i vagtplanen. Tilføjer du flere uger i skabelonen, kopieres de skiftevis ud på de forskellige uger i vagtplanen. Derudover kan du spare tid på dine fremtidige vagtplaner, da du kan gemme skabelonen og genbruge den, når du fremover skal lave nye vagtplaner.

  
  

• Kopiering: Kopiering af vagter, tidsrum, dage eller uger kan spare dig for en masse manuelt arbejde. Udover at kopiere vagter, kan du også kopiere medarbejdere. Det vil sige, at du kan "samle en medarbejder op" og ved så blot at klikke på vagterne, tildeler du de vagter til medarbejderen.

  
  

• Medarbejderregler: Du har mulighed for at opsætte regler angående dine medarbejderes arbejdstider, max antal timer for dage, uger eller måneder, arbejdsdage og fridage. Du kan både opsætte generelle regler, som gælder for alle medarbejdere og specifikke regler, som kun gælder bestemte medarbejdere. Vores Smartplan Assistent vil hele tiden holde øje med, om reglerne bliver overholdt og give dig besked, såfremt der skulle opstå regelbrud.

  
  

• Tag imod ønsker: Som beskrevet ovenfor kan du opsætte regler for, hvornår dine medarbejdere generelt ikke er tilgængelige. Men samtidig er det også muligt at få medarbejderne til at indsende ønsker til den specifikke vagtplan, du arbejder på. Åben op for at tage imod ønsker, og så vil medarbejderne kunne angive, hvilke tidsrum i vagtplanen de ikke kan arbejde i.

  
  
• Foreslå bemanding: Denne funktion tager højde for de to ovenstående værktøjer (regler og ønsker). Med funktionen kan du få Smartplan Assistent til at foreslå en bemanding til din vagtplan. Når Assistenten foreslår bemanding til din vagtplan, vil den tage højde for både godkendt fravær, regler og ønsker fra medarbejderne. Samtidig vil den foreslå en så ligelig fordeling af vagterne som muligt.

Et værktøj, mange muligheder

Nu hvor vi har lært om de forskellige muligheder, du har i planlægningsværktøjet, er spørgsmålet: Hvordan tilpasser du bedst værktøjet til din individuelle planlægningsproces og dine medarbejderes behov?

Overordnet set kan vi kategorisere de forskellige planlægningstilgange i Smartplan i fire forskellige typer:

1. "Den traditionelle"

Nogle mennesker bliver måske overvældet af de automatiske værktøjer, som man kan bruge til vagtplanlægning i dag. Eller også foretrækker de simpelthen blot at være i fuld kontrol over planlægningsprocessen. Men det skal ikke ses som en forhindring i forhold til at bruge moderne planlægningsværktøjer. I Smartplan kan du oprette hver eneste vagt manuelt og tildele dem til de medarbejdere, du ønsker. Samtidig kan du få glæde af fordelene ved en online vagtplan:

• Dine medarbejdere kan se deres vagter og timer på hvilket som helst tidspunkt på jeres konto. Det reducerer forvirring blandt teamet.
• Enhver ændring, du laver, registreres med det samme og bliver synlig for alle på jeres konto.
• Du og dit team kan kommunikere med hinanden inde på Smartplan kontoen. På denne måde er alt jeres arbejdsrelaterede kommunikation samlet et sted.
• Dokumentation og rapporter: Alle tidligere vagtplaner og timer er sikkert gemt, hvilket gør rapportering og lønkørsel meget nemmere.

2. "Den automatiserede"

Måske ønsker du at optimere jeres arbejdsprocesser så meget som muligt og leder derfor efter et automatiseret vagtplanlægningssystem. Ved at kombinere de forskellige værktøjer, du har til rådigheder i Smartplan, kan du reducere din arbejdsmængde til et minimum.

Forestil dig dette: Du opretter en ny vagtplan og indsætter en gemt skabelon (20 sek.). Du åbner vagtplanen for ønsker og giver dine medarbejdere et par dage til at indsende dem (15 sek.). Når alle ønsker er indsendt, klikker du på 'Foreslå bemanding' og frigiver vagtplanen med et par få ændringer (5 min.). Med denne strategi lader du Assistenten overtage arbejdet. Du skal blot tage et sidste kig på vagtplanen og sikre dig, at det hele ser fint ud.

Og bare rolig: Automatisering betyder ikke, at du mister kontrollen over processen. Vores funktioner understøtter blot dit arbejde. De overtager det ikke fuldstændig. Du vil altid have mulighed for selv at lave ændringer til vagtplanen.

3. "Den med først til mølle"

En anden strategi er blot at indikere et bemandingsbehov ved at opsætte ledige vagter, og så kan du lade medarbejderne byde inde på de vagter, de ønsker. Hvis dit bemandingsbehov derudover ofte gentager sig, kan du opsætte og genbruge en skabelon for at bruge endnu mindre tid på planlægningen.

Når du har sat de vagter op, som du har brug for at få dækket, skal du blot frigive vagtplanen. Nu kan du blot læne dig tilbage og lige så stille se dine medarbejdere melde sig ind på vagter. Den, der tilbyder at tage vagten først, får den. I indstillingerne kan du vælge, at dine medarbejdere blot skal få vagterne, idet de tilbyder at dække dem.

Men hvis du gerne vil have lidt mere kontrol over fordelingen, kan du også vælge at slå administratorgodkendelse til. Det betyder, at medarbejderne blot kan tilbyde at tage vagterne, og så kan en administrator vælge, hvem der skal have vagten.

4. "Den laissez-faire"

I nogle industrier eller virksomheder har medarbejderne måske ikke særlig forudsigelige arbejdstider, hvilket gør det svært at planlægge forud. Eller måske er der en virksomhedsejer, som ikke ønsker at bruge tid på vagtplanlægning og i stedet vil give medarbejderne frihed til selv at styre deres arbejdsdage.

Selvom en stor del af Smartplan er centreret om vagtplanlægning, kan disse virksomheder også få deres behov imødekommet i systemet. Det kræver blot, at Smartplans stempelur anvendes.

Hvis I ønsker at lave jeres vagtplaner på denne måde, skal du blot starte med at oprette en vagtplan for en periode og frigive den (uden at tilføje vagter i den). Når dine medarbejdere møder på arbejde, vil de nu have mulighed for selv at oprette vagter gennem stempeluret. Den nye vagt med et forventet sluttidspunkt vil nu fremgå direkte i den tomme vagtplan, du oprettede.

Som vi har set, er Smartplan meget fleksibelt i forhold til, hvordan systemet kan anvendes. Hvilken tilgang, du vælger at bruge, er helt op til dig selv. Hvis du er i tvivl om, hvordan du helt præcist kan tilpasse planlægningsværktøjet til dit specifikke behov, så tøv endelig ikke med at kontakte os.

Frigiv din vagtplan og oplev magien

Uanset hvilken tilgang du har valgt, er det i slutningen af din planlægning tid til at frigive din vagtplan. At frigive en vagtplan vil sige, at planen bliver aktiv og tilgængelig for alle (aktiverede) brugere på jeres Smartplan konto. Nu kan dine medarbejdere begynde at interagere med vagtplanen og eksempelvis bytte vagter med hinanden.

Men bare rolig: Som administrator har du stadig mulighed for at lave ændringer til alt i din vagtplan. Der er ikke noget, som er uforanderligt. De fleste ændringer kan laves, men vagtplanen er frigivet. Men af og til kan det være nødvendigt at tage vagtplanen tilbage i planlægningsværktøjet. Det kan du læse mere om her.