Intro: Opnå en overskuelig kontostruktur ved hjælp af lokationer
Opdag, hvorfor lokationer kan være brugbare i forhold til at arbejde mere effektivt i Smartplan og lær om de forskellige måder, din Smartplan konto kan struktureres på.
En lokation er den største enhed på din Smartplan konto. Du kan forestille dig, at din konto har følgende hierarki:
Når du hører ordet “lokation”, forbinder du det måske med at være et fysisk sted. Men i en Smartplan kontekst skal du forsøge at se det som et meget bredere koncept. Smartplan lokationer skaber en opdeling af dine medarbejdere og vagtplaner. En vagtplan kan kun oprettes under en lokation. Så den kan ikke eksistere uden at være forbundet til en lokation. Af den årsag er der også allerede oprettet en lokation på din Smartplan konto, så snart du opretter den. Og denne lokation kan ikke slettes. Dine aktive lokationer vises på siden “Vagtplaner”. Under hver lokation kan du se alle de vagtplaner, der er forbundet til den. Dine vagtplaner kan enten være under planlægning, redigering eller være blevet frigivet. Du kan lære mere om vagtplaner i denne artikel.
Find en kontostruktur, som passer til din virksomheds behov
Der er ikke én kontostruktur, som altid er bedre end andre. Hvorvidt en kontostruktur er “god”, afhænger af, hvor godt den tilpasses til den måde, du arbejder på og den måde, din virksomhed internt er struktureret.
For at finde den rigtige opsætning for dig og dit team kan du stille dig selv disse fire spørgsmål:
Har jeg brug for at have mere end en lokation?
Hvis du har en lille virksomhed med blot en håndfuld medarbejdere, har du måske mest glæde af kun at anvende den på forhånd oprettede lokation på din konto. I et lille team arbejder folk oftest tættere sammen, og derfor kan en delt vagtplan, som alle har adgang til, forbedre dine arbejdsprocesser.
Der er ikke nogen grund til at opdele din vagtplan i flere forskellige lokationer blot for at gøre det. Det skal gøre en forskel for dig. Hvis du har brug for at have alle dine medarbejdere og dine forskellige jobtyper samlet ét sted for at kunne holde styr på ledige vagter og opdage relevante arbejdsmønstre, så er der ingen grund til at gøre tingene mere komplicerede ved at oprette nye lokationer. I en sådan situation kan du blot gøre brug af vores jobtyper og filter funktioner.
I bund og grund er spørgsmålet her: Er der en del eller et aspekt af din virksomhed, som potentielt kan håndteres isoleret og individuelt? Og ville en opdeling i to eller flere forskellige vagtplaner/lokationer forbedre eller forværre dit overblik i forhold til, hvis det hele var samlet i én vagtplan? Hvis svaret er “forbedre”, så fortsæt til næste spørgsmål.
Hvad er en “lokation” i min virksomhed?
En lokation kan være lige, hvad du ønsker, det skal være. Hvis du ønsker at opdele dine vagtplaner i forskellige enheder eller isolerede dele, hvilke kriterier er den opdeling så baseret på? Hvilke strukturer eller “kategorier” kommer du i tanke om, når du tænker på at håndtere dine medarbejdere og vagtplaner?
Teams, som allerede arbejder og organiserer sig selvstændigt, og som kun har lidt at gøre med resten af virksomheden, ville være et oplagt valg til en ny lokation. Men eftersom dine medarbejdere kan være tilknyttet flere Smartplan lokationer på en gang, er dette blot en af mange måder, hvorpå du kan anvende lokationer.
Her er noget inspiration til dig:
- Grene eller datterselskaber i en virksomhed (Eksempel: Hovedkvarteret, København kontoret, Aarhus kontoret)
- Forskellige virksomhedsenheder på samme adresse (Eksempel: Hotel, spa, restaurant)
- Forskellige teams eller afdelinger (Eksempel: Kundeservice, HR, marketing)
- Events eller projekter (Eksempel: Bryllup 5. juli, Jazz aftener om fredagen, Street Food festival)
Du kan oprette så mange lokationer, som du ønsker uden ekstra beregning.
Interagerer og samarbejder dine medarbejdere på tværs af lokationer?
Når du har oprettet adskillige lokationer og opdelt din planlægning efter det, bør du reflektere over, hvor meget dine medarbejdere samarbejder på tværs af disse lokationer. Tildeles dine medarbejdere altid vagter i den samme lokation? Eller kan de overtage vagter for kollegaer fra andre lokationer?
En anden overvejelse er antallet af brugere på din konto. Når administratorer eller superbrugere skal bemande en vagt eller sende en besked, gør mængden af brugere det så for omstændigt at finde den eller de rigtige personer i listen?
Hvis du ikke ønsker, at medarbejderne skal kunne samarbejde på tværs af lokationerne, eller hvis du vil gøre dine arbejdsprocesser i forhold til at finde bestemte brugere mindre omstændige, bør du overveje at tilknytte medarbejderne til bestemte lokationer. Ved at tilknytte dine medarbejdere til lokationer, vil de kun kunne tage vagter i de lokationer, de er tilknyttet. Samtidig kan superbrugere eller administratorer kun se relevante medarbejdere, når de eksempelvis skal bemande vagter eller sende beskeder. Du kan læse mere om den funktion og opsætningen her.
Bemærk: Selvom nogle af dine medarbejdere kan tage vagter i adskillige lokationer, kan det stadig give mening at tilknytte medarbejderne til lokationer. Det skyldes, at den samme medarbejder sagtens kan tilknyttes flere forskellige lokationer. Så din beslutning skal være baseret på, hvordan I generelt arbejder.
Skaber synlighed på tværs af forskellige lokationer et problem i din virksomhed?
Endelig bør du spørge dig selv, om det kan skabe problemer, hvis medarbejdere fra en lokation kan se medarbejdere og vagter fra andre lokationer. Måske ønsker du ikke, at de skal kunne se hinandens vagter, da nogle medarbejdere kan blive utilfredse med, hvordan du planlagde vagtplanen? Eller måske føler medarbejderne sig selv ukomfortable med, at folk fra andre lokationer kan se deres navne og arbejdstider?
I så fald har du mulighed for fuldstændig at opdele lokationerne fra hinanden. Det betyder, at medarbejdere og superbrugere ikke vil vide, hvad der foregår på andre lokationer, som de ikke er tilknyttet, da de ikke kan tilgå dem. Måske ved de ikke engang, at de andre lokationer eksisterer på jeres konto. Denne artikel viser dig, hvordan du tilpasser synligheden mellem lokationerne.
Vi håber, at denne artikel har givet dig en fundamental forståelse for, hvordan en Smartplan konto kan struktureres, og hvor vigtig en rolle lokationer spiller i forhold til det. Hvis du stadig er usikker på, hvilken struktur der vil passe bedst til dig og din virksomhed, må du endelig ikke tøve med at tage kontakt til vores supportteam for at vende din individuelle situation.