Sådan håndterer du fraværs- og privatlivsindstillinger
Denne artikel er gældende for kontoejeren og administratorer, da det kun er disse brugertyper, som kan tilgå kontoens indstillinger.
Indstillingerne omhandlende fravær er kun tilgængelige, når du er logget ind i Smartplan i en browser. Når du er logget ind på kontoen, går du ind i "Indstillinger" → "Smartplan Indstillinger" → "Data og privatliv".
Under "Privatlivsindstillinger" kan du vælge, hvorvidt medarbejderne skal kunne se hinandens fravær eller ej:
Hvis du har sat flueben ved denne indstilling, vil du, til højre for indstillingen, kunne tilpasse, hvor meget fravær medarbejderne skal kunne se. Du kan enten vælge, at de skal kunne se alt fravær, alt fravær bortset fra sygdom eller fravær men ikke fraværstypen:
Hvis du slår indstillingen fra, vil det kun være administratorer, som har adgang til at se medarbejdernes fravær. Almindelige brugere vil ikke kunne se hinandens fravær - hverken på profilerne, i vagtplanen eller i arkivet. De vil kun kunne se deres eget fravær.
Den anden indstilling omhandler, hvorvidt medarbejderne skal have adgang til at kunne se fraværskalenderen. Hvis du slår denne indstilling til, vil medarbejderne kunne se den samme fraværskalender, som administratorer har adgang til. Det gælder både i en browser og i deres app.
Via kalenderen vil de være i stand til at oprette nye fraværsønsker. Ønskerne skal selvfølgelig stadig godkendes af en administrator, når de er blevet registreret.
Du kan læse mere om, hvordan medarbejderne indgiver fraværsønsker i denne guide.
Hvorvidt medarbejderne vil være i stand til at se hinandens fravær i kalenderen afhænger af den første privatlivsindstilling, som vi gennemgik i denne artikel.
Endelig kan du også vælge, hvorvidt medarbejderne skal kunne se deres egne feriekonti. Denne indstilling finder du inde i "Indstillinger" → "Ferie og Fravær":
Hvis medarbejderne har lov til at se deres egne feriekonti, ville de være synlige på medarbejdernes profiler samt, når de opretter fraværsønsker.