Sådan håndterer du dine medarbejderes fravær

Denne artikel er gældende for kontoejeren, administratorer samt superbrugere med rettigheder til at kunne håndtere fravær på kontoen.

I denne artikel kan du lære om:

Hvordan du håndterer fraværsønsker i en browser
Hvordan du håndterer fraværsønsker i appen
Hvordan du redigerer og sletter fravær i en browser eller appen

Godkend/afvis fraværsønsker

Når medarbejdere indgiver fraværsønsker vil du modtage besked om det enten i en mail, mobilnotifikation eller begge dele. Det afhænger af dine notifikationsindstillinger.

Du kan læse mere om, hvordan du sætter dine notifikationsindstillinger op her:

Sådan ændrer du dine notifikationsindstillinger

Håndter fraværsønsker i en browser

Inde på din Smartplan konto fremgår nye fraværsønsker fra medarbejderne under klokken i øverste, højre hjørne. Klik på klokken for at se fraværsønsker og vælge, om du vil godkende eller afvise dem:

Før du endeligt kan godkende et fraværsønske, skal du vælge, hvad der skal ske med medarbejderens vagter i den periode, fraværet strækker sig over. Dette vil fremgå, når du klikker på "Godkend".

I den fremhævede firkant øverst på nedenstående billede kan du ændre indstillingen for alle medarbejderens vagter i perioden. Hvis der er vagter, som skal adskille sig fra denne indstilling, kan du tilpasse dem ved at klikke på "Ret" på vagten:

Samtidig har du også mulighed for at holde øje med medarbejderens feriekonto for at se, om det nye fravær skulle overskride medarbejderens tilladte grænse:

En anden måde, du kan se en medarbejders fraværsønsker på, er inde på medarbejderens profil. På siden "Medarbejdere" klikker du på den medarbejder, du gerne vil se ønske for, og så vil du komme ind på vedkommendes profil:

Under fanen "Ferie & fravær" kan du se alle medarbejderens fraværsønsker under "Fravær som mangler godkendelse":

Her kan du enten redigere, godkende eller afvise ønsket. Før du endeligt kan godkende et fraværsønske, skal du vælge, hvad der skal ske med medarbejderens vagter i den periode, fraværet strækker sig over. Dette vil fremgå, når du klikker på "Godkend". Her vil du samtidig også have mulighed for at se, hvordan det ønskede fravær påvirker medarbejderens feriekonto.

Hvis du ønsker et samlet overblik over alle fraværsønsker på kontoen, kan du klikke på "Ferie & fravær" i menuen for at kigge i fraværskalenderen.

Fravær, som mangler godkendelse, vil fremgå i en hvid boks med en klokke. Derudover vil du også, øverst til højre, kunne se alle fraværsønsker, som mangler godkendelse:

For at redigere, godkende eller afvise fraværet skal du blot klikke på det i kalenderen. Før du endeligt kan godkende et fraværsønske, skal du vælge, hvad der skal ske med medarbejderens vagter i den periode, fraværet strækker sig over. Dette vil fremgå, når du klikker på "Godkend". Her vil du samtidig også have mulighed for at se, hvordan det ønskede fravær påvirker medarbejderens feriekonto.

Håndter fraværsønsker i appen

Hvis du ønsker at se og håndtere fraværsønsker på din telefon, kan du gøre dette via menupunktet "Medarbejdere".

Her vil du kunne se en liste over medarbejderne, hvor du blot kan klikke på den person, du ønsker at se fraværsønsker for:

Inde på medarbejderens profil kan du finde fraværsønsker under "Fravær" efterfulgt af "Fravær som mangler godkendelse":

Her kan du redigere, godkende eller afvise fraværet. Før du endeligt kan godkende et fraværsønske, skal du vælge, hvad der skal ske med medarbejderens vagter i den periode, fraværet strækker sig over. Dette vil fremgå, når du klikker på "Godkend".

Her kan du i toppen af menuen se medarbejderens feriekonto. Feriekontoen hjælper dig med at holde styr på antallet af dage, dine medarbejdere har en bestemt fraværstype. Den hjælper dig også med at holde styr på, om antallet af dage overskrider en defineret grænse. På billedet ovenover kan du se at Mia har afholdt 5/30 feriedage.

Du bestemmer selv om du vil anvende feriekontoen. Den kan aktiveres på din Smartplan konto under Indstillinger -> Smartplan Indstillinger -> Ferie og Fravær.

Du kan læse mere om feriekontoen her.

Hvis du ønsker et samlet overblik over de seneste fraværsønsker på kontoen, vil du også kunne finde dem øverst på siden "Medarbejdere". Du kan blot klikke på de afventende handlinger for at få overblik og godkende/afvise dem:

Endelig kan du også tilgå fraværskalenderen i appen ved at klikke på "Fravær" inde på siden "Medarbejdere". I kalenderen vil fravær, som endnu ikke er godkendt, være markeret med et udråbstegn:

Ved at klikke på en dag i kalenderen kan du få et detaljeret overblik over fraværet. Klik på "Håndter" for at godkende et fravær:

Rediger og slet fravær

Hvis du vil redigere eller slette fravær for en medarbejder, kan du både gøre det via medarbejderens profil eller fraværskalenderen.

For at redigere fravær via profilen, når du er logget ind i en browser eller i appen, skal du gå ind på siden "Medarbejdere". Her finder du den pågældende medarbejder i listen og klikker på personen:

Herefter går du ind på "Ferie & fravær", hvor du kan finde medarbejderens godkendte fravær. Her kan du vælge enten at redigere eller slette fraværet:

Før du endeligt kan slette fravær, hvor der er registreret vagter i perioden, skal du vælge, hvad der skal ske med vagterne:

Det er også muligt at håndtere fravær direkte i fraværskalenderen. I en browser finder du kalenderen under "Ferie & fravær" i menuen.

Her søger du efter den periode, fraværet ligger i. Du kan skifte mellem månederne i det øverste, højre hjørne af kalenderen.

Herefter klikker du blot på fraværet, du gerne vil håndtere, og så vil du have mulighed for enten at redigere eller slette det: