Slet en medarbejder
Denne artikel er gældende for kontoejeren og administratorer. Superbrugere med rettigheder til at kunne håndtere medarbejdere kan rette medarbejdernes profiler, men de kan ikke oprette eller slette medarbejdere.
Det er ikke kompliceret at fjerne en medarbejder fra din Smartplan konto. Tryk på fanen "Medarbejdere".
Under "Medarbejdere" finder du listen over medarbejdere. Her skal du vælge den medarbejder, du ønsker at slette fra kontoen. Når du trykker på vedkommendes navn, bliver du ført til medarbejderens profil.
Når du er på vedkommendes profil, trykker du på "Slet bruger".
Herefter åbnes der et lille vindue med en rul-ned menu, hvor du kan vælge, hvad der skal ske med medarbejderens fremtidige vagter.
Her skal du vælge, hvad der skal ske med medarbejderens vagter. Du kan enten vælge at slette dem fra vagtplan, gøre dem ledige eller vælge at overdrage vagterne til en anden medarbejder.
I dette eksempel giver vi vagterne til en anden medarbejder.
Obs.: Hvis du har tilknyttet dine medarbejdere til lokationer, vil du kun kunne overdrage vagterne til en medarbejder, hvis han eller hun eller tilknyttet samme lokation(er) som den medarbejder, der skal slettes. Hvis du ikke kan vælge den ønskede person i listen, anbefaler vi dig derfor at gå til lokations-indstillingerne, tilknytte medarbejderen til de relevante lokationer og derefter forsøge igen.
Her vælger jeg at overdrage vagterne til Mia. Når du har valgt, hvad der skal ske med vagterne, trykker du på "Slet bruger" i det åbne vindue.
Herefter vil brugeren være slettet og dermed ikke have adgang til Smartplan-kontoen.
Medarbejderens tidligere vagter slettes ikke, men vil altid kunne findes under “Timer & løn” ligesom de andre medarbejderes timer. Det kræver blot, at du har valgt en periode, hvor den slettede medarbejder har afholdt en vagt.
Du kan også se gamle beskeder fra medarbejderen i menupunktet "Beskeder" og registreret ferie og fravær i fraværskalenderen.
Obs.: Slettede medarbejderes timebalancer gemmes ikke. Disse vil blive slettet. Derfor anbefaler vi dig at lave en Excel eksport, inden du sletter medarbejderens profil. I denne Excel eksport vil du nemlig kunne se medarbejdernes timebalancer.
Du kan vælge at anonymisere dine slettede medarbejdere efter en tidsperiode på 1-10 år. Hvis du vælger at anonymisere slettede medarbejdere, kan du være sikker på, at du ikke opbevarer data, som det ifølge GDPR eller interne retningslinjer i jeres virksomhed ikke er tilladt at opbevare. Det kan du læse meget mere om i denne artikel.