Sådan tilføjer du fraværsregistreringer i forbindelse med lønkørsel

Hvis dine medarbejdere for eksempel skal have udbetalt sygedagpenge i stedet for fuld løn under sygdom, så kan du håndtere det i Smartplan ved hjælp af fraværsregistreringer.

I denne artikel gennemgår vi, hvordan du:

• Opretter fraværsregistreringer
• Håndterer medarbejdernes fravær

Sådan opretter du nye fraværsregistreringer

Inde i "Indstillinger" -> "Smartplan Indstillinger" -> "Løn" kan du opsætte fraværsregistreringer nederst på siden under "Registrering af fravær (valgfrit)".

For at komme i gang klikker du blot på "Tilføj fraværsregistrering", og så vil du have mulighed for at udfylde de nødvendige informationer:

Navngiv fraværsregistreringen:

I dette felt giver du registreringen et navn, som hjælper dig med at få det bedst mulige overblik over dine lønindstillinger. Det kan eksempelvis være "Sygdom, timeløn" eller et andet navn, som indikerer, hvilken fraværsregistrering der er tale om.

Vælg fraværstype:

Her vil du kunne se de forskellige fraværstyper, I har oprettet på jeres konto. Du skal blot vælge den fraværstype, som registreringen skal gælde for.

Derudover kan du også vælge, hvorvidt fraværet skal have løntillæg som almindelige timer. Det vil sige, hvis der for eksempel stadig skal udbetales aften, weekend eller helligdagstillæg.

Tillægget skal gælde for:

Ligesom når du tilføjer løntillæg, skal du vælge, hvornår denne løn skal udbetales. Skal det gælde for alle dage? Eller skal det måske kun gælde helligdage? Det styrer du helt selv.

Fraværsregistreringen skal gælde for udvalgte medarbejdere:

Her kan du vælge, om det er alle dine medarbejdere eller kun enkelte personer, som fraværsregistreringen skal gælde for.

Angiv tidsrum på dagen(e) for tillægget:

Hvis fraværsregistreringen skal gælde hele døgnet, udfylder du blot "00:00-24:00", og ellers kan du nøjes med at udfylde et mindre tidsrum, hvis det blot skal gælde nogle timer.

Timeløn:

Her kan du definere værdien af fraværsregistreringen i forhold til, hvor meget medarbejderne skal modtage i en fraværsperiode på timebasis. Du kan enten vælge at udfylde en specifik timesats, eller du kan vælge at angive en procentdel i stedet. Det betyder, at Smartplan udregner betalingen for fraværet ud fra den løntype, som den enkelte medarbejder har.

Har du givet de forskellige jobtyper forskellige lønsats, vil betalingen altid udregnes ud fra den timeløn, som medarbejderen havde på den pågældende vagt(er). Bemærk her, at det er vigtigt, at medarbejderen rent faktisk har en vagt med den bestemte jobtype i løbet af fraværet.

Angiv løntype for tillægget:

Løntypen er den kode, som fraværsregistreringen har ovre i jeres lønsystem. Det er denne løntype, som gør, at systemet kan forbinde informationerne fra Smartplan med de informationer, I har opsat i lønsystemet, så det er vigtigt, at disse stemmer overens. Det er dog valgfrit, om du vil udfylde denne, da du kan nøjes med at angive en timeløn, og så vil Smartplan automatisk kunne koble det sammen med informationerne fra dit lønsystem.

Kører du løn til Excel, vælger du selv, hvad du vil udfylde som løntype (hvis du vil udfylde denne), da filen ikke skal indlæses videre over i et andet system.

Sådan håndterer du medarbejdernes fravær i Smartplan

Når en medarbejder melder sig syg, og de for eksempel skal have udbetalt sygedagpenge i stedet for fuld løn, håndterer du det på samme måde:

1. Der tilføjes fravær for medarbejderen. Det kan medarbejderen enten selv gøre, eller en administrator kan gøre det. Fraværet skal kun tilføjes for de timer, som medarbejderens vagt skulle have strukket sig over.
2. En administrator godkender fraværet, og vælger i den forbindelse, at medarbejderens vagt skal give 0 timer i tidsrummet for sygdommen. Dette gøres i forbindelse med godkendelsesprocessen.
3. Inde i lønindstillingerne sikrer administratoreren sig, at medarbejderen er valgt under fraværsregistreringen.

På denne måde vil medarbejderne i stedet for sin normale løn få udbetalt den sats, som fraværsregistreringen dækker over.

Du kan læse mere om, hvordan fravær tilføjes, og hvordan du vælger, om vagterne skal udløse timer i denne guide.

Har du brug for yderligere hjælp til, hvordan du kører løn fra Smartplan, vil vi anbefale dig at tage et kig i disse guides:

• Sådan opsætter du løntyper i Smartplan
• Sådan opsætter du løntillæg for din virksomhed
• Sådan får du Smartplan til at generere en lønfil