Så nemt er det at bruge Smartplan for dine medarbejdere
Det skal være nemt for alle at bruge Smartplan. Både for dig og dine medarbejdere.
I denne artikel gennemgår vi nogle af de ting, som dine medarbejdere hurtigt selv kan tage sig af i Smartplan, og som derfor kan fjerne noget af arbejdsbyrden fra dig.
Så snart du udfylder dine medarbejderes emailadresser, bliver de inviteret til jeres Smartplan konto. Når medarbejderne har aktiveret deres brugere, kan de blandt andet gøre alle disse ting:
- Se deres kommende vagter
- Skrive til hinanden
- Bytte vagter
- Se deres timer
- Anmode om ferie eller andet fravær
Alle tingene har dine medarbejdere mulighed for via Smartplan appen, eller når de er logget ind på en computer. I artiklen vises eksempler fra appen.
Sådan ser medarbejderne deres kommende vagter
Inde i appen kan dine medarbejdere se deres kommende vagter i menupunktet “Min profil”. Øverst på siden er deres næste vagt vist, mens de nederst på siden kan se samtlige af deres kommende vagter.
Samtidig har de også mulighed for at se ledige vagter, som de har jobtyperne til at dække.
Faktisk behøver medarbejderne slet ikke åbne appen for at kunne se deres næste vagt. De kan også tilføje vores widget og få vagterne vist direkte på deres hjemmeskærm på telefonen.
Sådan skriver medarbejderne til hinanden
Dine medarbejdere kan skrive til hinanden (og dig) via menupunktet “Beskeder”. På den måde kan de for eksempel hurtigt sende en besked ud, hvis de ønsker hjælp til at komme af med en vagt.
Det eneste, medarbejderne skal gøre, er at udfylde en titel, vælge modtagere af beskeden og skrive indholdet.
Det er også muligt at skrive beskeder direkte på dagene i vagtplanen. Det kan du læse meget mere om i denne artikel.
Sådan bytter dine medarbejdere vagter
Hvis dine medarbejdere får behov for at bytte vagter med hinanden, kan det gøres med ganske få klik.
På siden “Min profil” vælger de blot den vagt, de gerne vil bytte. Herefter har de to muligheder.
De kan enten vælge “Overdrag”, hvor de spørger en bestemt kollega, om vedkommende kan tage deres vagt. Kollegaen vil i så fald modtage en notifikation om forespørgslen.
Eller de kan vælge “Afsæt vagt”, og så vil alle medarbejdere med samme jobtype kunne byde ind på vagten i vagtplanen. Medarbejderen vil stadig have vagten, indtil den bliver taget af en anden.
Det er dit eget valg, om vagtbytte skal godkendes af en administrator eller ej. Det kan du læse meget mere om i denne artikel.
Sådan ser medarbejderne deres timer
Dine medarbejdere kan få overblik over deres afholdte og fremtidige timer via menupunktet “Min profil”. Her skal de blot gå ind under “Timer”.
De vælger selv en periode, som de gerne vil lave et opslag for, og så kan de se alle timer i den valgte periode.
Hvis dine medarbejdere enkelte dage arbejder længere eller går tidligere, kan de nemt rette deres mødetid. I denne artikel kan du læse om, hvordan de gør det.
Sådan anmoder medarbejderne om ferie/fravær
Medarbejderne kan selv gå ind og anmode om ferie eller andet fravær, hvis de har dage, hvor de gerne vil holde fri.
I så fald klikker de blot på “Fravær” inde på “Min profil”, og så vil de have mulighed for at tilføje fravær. Når de tilføjer fraværet, skal de vælge, hvilken periode det er for, samt hvilken fraværstype der er tale om (ferie, sygdom etc.).
Når medarbejderne anmoder om fravær, skal det altid godkendes af en administrator. Det kan du læse om i denne artikel.